3 formas favoritas de usar Copilot en Outlook

Microsoft Copilot es una poderosa herramienta que mejora la productividad en todos los productos de Microsoft 365, incluido Outlook. Copilot en Outlook ofrece una serie de capacidades para administrar el correo y promover una comunicación efectiva. Aquí hay tres formas útiles de estar al tanto de su bandeja de entrada.

Nota : Copilot en Outlook (y otras aplicaciones de Microsoft 365) requiere una licencia de Copilot, ya sea una licencia de Copilot de Microsoft 365 emitida por su organización o una suscripción a Copilot Pro a través de su cuenta personal de Microsoft (que cuesta $20 al mes).

1. Resumir hilos de correo electrónico largos

Las cadenas de correo electrónico largas pueden volverse caóticas rápidamente, lo que dificulta el seguimiento de los detalles clave. Copilot en Outlook le ayuda a extraer rápidamente detalles importantes y puntos de acción de hilos de correo electrónico largos (también conocidos como conversaciones) sin problemas. La herramienta puede extraer fácilmente puntos clave de múltiples mensajes y resumir una conversación larga para ver, por ejemplo, qué decisiones se tomaron para el elemento del proyecto que se está discutiendo.

Para hacer esto, seleccione una conversación de correo electrónico en Outlook y seleccione Resumen de Copilot en la parte superior del hilo de correo electrónico. Copilot escaneará el hilo y generará un resumen para usted en la parte superior del correo electrónico.

En la captura de pantalla a continuación, Copilot creó un resumen de una conversación por correo electrónico con un gerente de soporte, destacando los puntos clave de la discusión después de que se realizó la solicitud de servicio y los próximos pasos.

2. Redacta correos electrónicos como un profesional

Copilot puede ayudarte a redactar un nuevo correo electrónico o responder a una conversación existente: solo proporciona una breve indicación para aclarar tus necesidades y la IA te ayudará a encontrar las palabras adecuadas. Una vez que tengas un borrador, puedes ajustar la longitud y el tono del mismo para adaptarlo a tu estilo.

A continuación se explica cómo redactar un correo electrónico de Outlook usando Copilot:

• Al redactar un nuevo correo electrónico, seleccione el ícono Copilot en la barra de herramientas.
• Seleccione Borrador con Copilot en el menú desplegable.
• En el cuadro Copiloto, ingrese su mensaje y use el ícono de Opciones de generación para especificar la duración y el tono deseados.
• Cuando termine, seleccione Generar y Copilot redactará el contenido para usted.
• Si no es como lo desea, seleccione Regenerar borrador .
• Una vez que esté satisfecho con el resultado, seleccione Conservarlo .

Tenga en cuenta que Copilot puede crear varios borradores del mismo correo electrónico, cada uno con un tono y una longitud diferentes. Por ejemplo, puedes pedirle a Copilot en Outlook que haga los correos electrónicos más formales o informales, más largos o más cortos. Puede utilizar las flechas para navegar por cada borrador.

Una vez completado, puede editar el borrador según sea necesario para completar o corregir la información relevante y enviar el correo electrónico.

3. Mantenga la claridad y un tono coherente en todos sus correos electrónicos.

Si alguna vez tuvo problemas para determinar si sus correos electrónicos son relevantes o no, la función de asesoramiento por correo electrónico de Copilot será su salvación. Además del soporte para edición de correo electrónico, Copilot en Outlook le ayuda a redactar correos electrónicos de manera más eficiente con entrenamiento de correo electrónico. Analiza tus borradores de correo electrónico y hace sugerencias para mejorar el tono, el sentimiento y la claridad para que puedas transmitir tu mensaje de la mejor manera posible.

Desde el ícono de Copilot en la barra de herramientas, seleccione Coaching by Copilot en el menú desplegable. Copilot generará un pequeño informe con sus hallazgos y hará recomendaciones para una comunicación más efectiva. Informará si el borrador del correo electrónico tiene un tono cálido, sincero, entusiasta, de disculpa, etc. y sugerirá si el borrador podría ser más positivo o más directo o algo así. Copilot también verifica la claridad de los correos electrónicos y hace sugerencias para mejorarlos. Si te gusta alguna de las sugerencias, puedes añadir tus comentarios al borrador antes de enviarlo.

Nota : Copilot solo está disponible en el “nuevo” Outlook para la web, Outlook Online y Outlook para Windows. Además, además de las cuentas laborales o escolares, Copilot en Outlook solo admite cuentas de Microsoft que usen direcciones de correo electrónico outlook.com, hotmail.com, live.com y msn.com, no direcciones de correo electrónico de terceros, como Gmail.

Copilot en Outlook no solo facilita la superación del obstáculo mental de iniciar o continuar una conversación por correo electrónico, sino que también ayuda a mejorar la comunicación por correo electrónico. Copilot en Outlook también ofrece algunas otras funciones, como la capacidad de crear rápidamente una invitación a una reunión a partir de una discusión por correo electrónico. Sin embargo, estas funciones solo están disponibles si tienes una licencia de Microsoft 365 Copilot (Work).