Calendario vs. Agudeza

Atrás quedaron los días en los que tenías que programar citas por correo electrónico o por teléfono. Gracias a las aplicaciones de programación, las citas se pueden concertar y gestionar cómodamente. De esta manera, nunca más tendrás que perderte una reunión importante.

Acuity y Calendly son dos de las opciones más destacadas del mercado. ¿Pero cuál se adapta mejor a tus necesidades? Este artículo proporcionará una comparación detallada de las dos aplicaciones.

Acuity y Calendly: breve descripción general

Aunque ambas aplicaciones de programación tienen diferentes propósitos de uso, Acuity es más una solución empresarial, mientras que Calendly le permite optimizar su calendario.

Más específicamente, Acuity es una herramienta integral de gestión empresarial y programación de citas que funciona como un asistente personal. Considere la aplicación como un planificador que permite a los usuarios gestionar las citas de los clientes. Como tal, Acuity se describe con mayor precisión como una aplicación de reserva de citas que como un programador de reuniones. Los clientes pueden autoprogramar, reservar espacio y ver la disponibilidad de los usuarios.

La aplicación también permite la gestión de ubicación y empleados, facturación y aceptación de pagos, membresía y clases grupales. La mejor parte es que está integrado con plataformas de conferencias web para agilizar el proceso de reserva y celebración de sesiones de reuniones.

Por el contrario, Calendly es un programador de reuniones que ayuda a los usuarios a automatizar su proceso de programación de citas. Se integra fácilmente con diferentes calendarios, lo que facilita la administración de su calendario en un solo lugar. Al igual que Acuity, también permite que sus clientes reserven citas con usted. En lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta para decidir la hora perfecta para la reunión, puede compartir su disponibilidad, lo que permitirá a sus clientes elegir lo que funciona mejor y facilitar las reuniones.

Sin embargo, no ofrece las otras soluciones comerciales que ofrece Acuity, como la facturación, ya que funciona estrictamente como una herramienta de gestión de calendario.

Comparación detallada entre Calendly y Acuity

Habiendo visto lo que ofrecen ambas aplicaciones, hagamos una comparación más detallada de sus ventajas e inconvenientes esenciales.

Herramientas básicas

Todas las aplicaciones deben incluir ciertas funciones imprescindibles. Para los programadores en línea, la programación de citas, los recordatorios y las reuniones grupales son esenciales. Acuity y Calendly ofrecen lo básico con funcionalidades similares; es en las funciones avanzadas donde se diferencian significativamente.

Planificación

Ambas aplicaciones ayudan a programar citas y reservas con los clientes. Los usuarios pueden sincronizar sus calendarios y el sistema seleccionará automáticamente las fechas convenientes para las reuniones. Sin embargo, ambos admiten la integración de calendarios con Calendly conectándose con hasta seis calendarios.

Puede programar reuniones grupales, seminarios web y conferencias web para su equipo interno o personas ajenas a su organización en ambas herramientas. Los participantes ajenos a su empresa reciben enlaces con Calendly y un calendario para los usuarios de Acuity. El enlace o calendario permite a los usuarios ver y elegir el mejor horario para reunirse y recibir información del evento. También puedes concertar reuniones individuales.

En ambas plataformas, la programación se muestra en la hora local de los invitados, una característica excelente para empresas globales. Si tiene una empresa con sede en los EE. UU. y tiene dos clientes en el Reino Unido y la India, ellos podrán reservar una cita según sus zonas horarias locales, respectivamente, en lugar de la suya.

Reuniones de grupo

Acuity y Calendly ofrecen funciones avanzadas para reuniones grupales. Puedes organizar reuniones entre un grupo grande y conseguir que todos acuerden una franja horaria en función de sus diferentes zonas horarias. Por ejemplo, Calendly tiene una función de encuesta de reuniones que permite a los usuarios crear una encuesta para que los participantes voten sobre el mejor momento para una reunión grupal.

Además, puede administrar los participantes restringiendo la cantidad de personas que asisten a la reunión. Además, puede enviar información sobre el evento a los invitados antes de la reunión.

Notificaciones

Los usuarios y sus clientes no siempre pueden estar al día con todas sus notificaciones, especialmente si los primeros tienen muchas reservas. Afortunadamente, las dos aplicaciones ofrecen una solución al proporcionar recordatorios periódicos automáticos para avisarle de la hora de la reunión. Además, los usuarios pueden enviar mensajes a los participantes antes y después de las reuniones. Por ejemplo, puede enviar información adicional antes de los eventos o una nota de agradecimiento después de las sesiones.

Herramientas avanzadas

Además de las herramientas básicas, las aplicaciones ofrecen otras funciones avanzadas que optimizan el proceso de programación.

Colaboración

Las dos aplicaciones apoyan la colaboración entre equipos. Como tales, se pueden utilizar para organizar horarios de reuniones internamente. Puede crear eventos para todos los miembros del equipo o restringir el acceso a ciertos miembros del personal. Por ejemplo, si desea reunirse únicamente con el equipo de administración, puede crear eventos que solo serán visibles para el personal de administración.

Además, Calendly ofrece controles de acceso de usuarios que le permiten administrar los permisos otorgados a los miembros de su personal. Por ejemplo, puede proporcionar a un miembro superior del personal acceso completo al calendario y permiso de edición, mientras que otros solo pueden verlo.

Ambos ofrecen herramientas poderosas para mejorar la colaboración en equipo y reducir los conflictos de tiempo. Sin embargo, se diferencian en la provisión de ciertas características. Por ejemplo, Calendly ofrece diferentes tipos de eventos que mantienen a todos los participantes informados. Muestra la disponibilidad de toda la organización con páginas para todo el equipo o departamentos específicos en una sola página. Por otro lado, Acuity ofrece configuraciones de citas en múltiples ubicaciones para mantener organizados a los miembros del equipo incluso en diferentes ubicaciones.

Pago

Como se mencionó, Calendly es más optimizado como aplicación de programación y no incluye funciones avanzadas de administración empresarial como Acuity. Calendly facilita el pago a través de integraciones con Stripe y PayPal. Pero eso es realmente todo lo que hay que ver con sus capacidades de pago.

Acuity viene con funciones de contabilidad y facturación y admite herramientas de pago más avanzadas. La aplicación le permite aceptar pagos en línea o en persona a través de un portal de punto de venta (POS). Además, los usuarios pueden configurar y administrar la facturación de suscripciones para membresías o servicios recurrentes. También puedes crear planes de pago y paquetes de citas.

La plataforma le ayuda a configurar y enviar facturas y administrar sus cuentas. Además, proporciona formularios de admisión y acuerdo, formularios personalizables que mejoran la membresía y las suscripciones.

Personalización

Calendly y Acuity ofrecen funciones de personalización para agregar ciertas reglas a reuniones u horarios. Por ejemplo, puedes limitar quién tiene acceso a ciertos eventos en ambas aplicaciones. Los usuarios también pueden cambiar el flujo de trabajo programado, como agregar nuevos campos, páginas y URL.

Además, puedes establecer un tiempo mínimo de antelación para evitar citas de última hora, un número máximo de reuniones por día o intervalos entre eventos para no sobrecargar a tu equipo. Con Acuity, también puedes bloquear ciertos tiempos libres disponibles como "Ocupado" si quieres mantenerlos libres.

Una vez más, el conocimiento de la marca es importante para publicitar su empresa. Ambas plataformas satisfacen esta necesidad garantizando que los usuarios puedan personalizar sus páginas de programación con el logotipo, el color y otras propiedades de la empresa.

Integración

Ambas herramientas admiten integraciones nativas y de terceros, pero Calendly tiene más de 100 integraciones nativas, mientras que Acuity tiene alrededor de 30. Permiten conexiones con calendarios, aplicaciones de conferencias web, pasarelas de pago, plataformas de marketing por correo electrónico, CRM y plataformas de redes sociales.

Calendly admite los principales calendarios, desde Google Calendar hasta Outlook Calendar. También es excelente con plataformas de videoconferencia, ya que permite la integración con Zoom, GoToMeeting y Microsoft Teams, entre otros.

Acuity se integra con los sospechosos habituales: los principales calendarios y herramientas de conferencias web. Naturalmente, funciona bien con Squarespace desde que la plataforma lo adquirió. Pero con poco más de 30 integraciones, este aspecto podría ser más fuerte.

Sin embargo, ambos son compatibles con Zapier y puedes acceder a muchas más herramientas usándolo.

Interfaz de usuario y experiencia

Con Calendly y Acuity, obtienes plataformas intuitivas con una interfaz de usuario limpia. Mejor aún, ambos son fáciles de usar y navegar. Sin embargo, Calendly lleva la simplicidad a un nivel superior. La interfaz se centra más en la navegación y la funcionalidad sencillas. Obtiene los tipos de eventos desde la página de inicio y puede crear sus eventos, configurar flujos de trabajo automatizados y ver actividades sin problemas.

Por el contrario, Acuity tiene funciones de personalización más avanzadas, lo que compromete la simplicidad. Si bien es más simple que otras aplicaciones, lleva un poco de tiempo acostumbrarse en comparación con Calendly.

Informes y análisis

Dependiendo de sus prioridades, es posible que los informes y análisis no sean tan importantes con una aplicación de programación. Sin embargo, para los proveedores de servicios, el seguimiento de las citas puede indicar la salud de la empresa. Afortunadamente, Acuity y Calendly brindan información sobre estas métricas.

Acuity proporciona informes sobre tipos de citas, no presentaciones e ingresos, considerando que también admite contabilidad. Calendly, sin embargo, se centra en las citas utilizadas, el volumen de citas, los comentarios de los invitados y la fecha de la cita. Además, ambas plataformas te permiten exportar datos.

Curva de aprendizaje

Como se indicó anteriormente, las aplicaciones son fáciles de usar y navegar. Por lo tanto, no es necesario tener conocimientos tecnológicos avanzados para utilizarlos. Puede aprender a utilizar las dos plataformas con un poco de conocimiento de software. Las aplicaciones ya establecen los aspectos complicados por defecto; solo necesita personalizarlos según sea necesario.

Dicho esto, Calendly es más fácil de dominar. Pero tienen centros de ayuda con guías detalladas sobre el uso de la plataforma.

Aplicaciones móviles

Acuity y Calendly tienen aplicaciones móviles en Google Play y App Store. Ambos se pueden utilizar para programar reuniones, reservar citas, recibir notificaciones y gestionar la disponibilidad. Las aplicaciones de Acuity también se pueden utilizar para enviar facturas y recibos, gestionar pagos seguros y enviar enlaces de pago móvil.

Precio

Calendly es la opción más asequible, con una prueba gratuita o planes pagos. El plan es gratuito para siempre con funciones esenciales como una conexión de calendario, notificaciones automáticas, reuniones ilimitadas en un tipo de evento activo, URL personalizada y páginas de marca, e integración con Zoom, Slack y Google Meet. La versión paga varía desde $10 por puesto por mes hasta el plan Enterprise personalizado. También aceptan pagos anuales con precios descontados al mes. Por ejemplo, el nivel más bajo cae a $8 por mes si se paga por año.

La prueba gratuita de Acuity dura siete días. Su plan más económico cuesta $ 20 por mes para un personal o ubicación, autoprogramación para el cliente, servicios y citas ilimitados, recordatorios y correos electrónicos de seguimiento, pagos a través de Stripe, Square o PayPal y conexión a Google Meet, Zoom y GoToMeeting. .

El nivel más alto cuesta $61 por mes para funciones más avanzadas como 36 empleados o ubicaciones, suscripciones, paquetes de citas, detección automática de zona horaria, recordatorios por SMS en todo el mundo, membresía y página de programación de marca. Al igual que Calendly, obtienes un descuento por suscribirte anualmente a $16 por mes para el nivel inferior.

Otras características

Acuity ofrece servicios de gestión de clientes que faltan en Calendly. Puede realizar un seguimiento de la información del cliente y una lista de las citas que han reservado. De esta manera, puede administrar a sus clientes e incluso comercializarles.

Calendly ofrece una lógica de enrutamiento que le permite crear formularios que dirigen a sus clientes a un tipo de evento particular y un mensaje o URL personalizado.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi pequeña empresa utilizar Acuity?

Sí, las pequeñas empresas y las empresas pueden utilizar tanto Acuity como Calendly. La elección de Acuity para su negocio dependerá de sus necesidades específicas. Por ejemplo, si no tiene un CRM o una herramienta de contabilidad, podría resultar más económico utilizar Acuity, ya que obtendrá todas estas funciones en una sola plataforma.

¿Se pueden integrar Acuity y Calendly con mi calendario existente?

Si utiliza alguno de los calendarios populares, la respuesta es sí. Ambas plataformas están diseñadas para gestionar tu agenda utilizando tu calendario para evitar coincidencias en tus citas. Como tal, se integran con Google Calendar, Outlook Calendar e incluso iCloud a través de Zapier.

¿Existen límites en la cantidad de citas que puedo programar en un mes en Acuity y Calendly?

Dependiendo de su paquete, ambos tienen ciertas limitaciones. Por ejemplo, Calendly permite tipos de eventos y reuniones ilimitados para los niveles más bajos, mientras que Acuity ofrece servicios y citas ilimitados para el plan más económico. Sin embargo, este último cobra por puesto, mientras que el plan más bajo de Acuity está limitado a un miembro del personal.

Calendly vs Acuity: ¿Cuál es mejor para usted?

En última instancia, todo se reduce a lo que es mejor para usted. Si tiene limitaciones presupuestarias o es un profesional independiente que necesita un programador en línea básico, Calendly es más adecuado. La aplicación también será mejor para usted si su prioridad son integraciones adicionales o una interfaz más sencilla. Sin embargo, si es una empresa que necesita servicios adicionales de contabilidad y gestión de clientes, o le gusta la personalización, debería optar por Acuity.

¿Cuál de estas aplicaciones utilizas para programar citas? ¿Y qué es lo que más disfrutas de las herramientas? Háganos saber en la sección de comentarios.