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Google Drive es un servicio que permite a los usuarios almacenar hasta 15 GB de datos de forma gratuita. Esto significa que es perfecto para almacenar su trabajo o archivos personales y acceder a ellos desde cualquier computadora, teléfono o tableta con conexión a Internet. ¿La mejor parte? Se puede utilizar como una herramienta de colaboración en la que varias personas pueden editar simultáneamente el mismo documento, ¡no más correos electrónicos de ida y vuelta!
Google Drive es una excelente manera de compartir archivos con su equipo. Es rápido, fácil e intuitivo. Permite que varios usuarios editen el mismo documento en tiempo real sin enviar los archivos de un lado a otro a través de otros medios, como el correo electrónico. También puede usar Google Drive como su sistema de respaldo o compartir archivos grandes con clientes o colaboradores en proyectos.
Ahora repasemos los pasos generales para compartir archivos o carpetas en Google Drive:
Et voila! Acabas de compartir tu archivo con tus contactos. Recibirán una notificación por correo electrónico indicándoles que acepten o rechacen su invitación. Una vez aceptado, pueden acceder al archivo en su cuenta de Google Drive.
Cómo compartir un solo archivo en Google Drive
Con Google Drive, puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. Aunque es posible compartir una carpeta o incluso toda su unidad de disco, proporcionar dicho acceso puede exponer los archivos privados o confidenciales de su cuenta a terceros no deseados. Afortunadamente, Google Drive viene con la opción de compartir archivos específicos. Tus contactos solo tendrán acceso al documento compartido. No podrán ver, editar ni comentar ningún otro documento en su cuenta.
Así es como puede compartir un solo archivo en Google Drive:
También puede compartir un archivo después de abrirlo. Para hacerlo,
Cómo compartir varios archivos en Google Drive
Si necesita compartir varios archivos, le complacerá saber que puede hacerlo de una sola vez. Una opción es crear una nueva carpeta, agregar todos los archivos que le gustaría compartir y luego compartir la carpeta con sus contactos. Pero esto puede llevar bastante tiempo, especialmente si tiene decenas o cientos de archivos para compartir. Afortunadamente, hay una manera más fácil de hacerlo:
Cómo limitar los permisos de un archivo compartido
Cuando comparte un archivo y permite que otros editen el documento, automáticamente podrán compartir el archivo con cualquier persona en su lista de contactos y denegar el acceso al archivo a algunas personas. Además, pueden copiar, imprimir o descargar el archivo. Sin embargo, con todos estos privilegios, es extremadamente fácil que sus archivos terminen en las manos equivocadas. En el peor de los casos, podría perder todos sus datos.
La buena noticia es que Google te permite limitar lo que otros pueden hacer con tu archivo antes de enviar un enlace de invitación. Si no desea que los editores modifiquen los permisos o compartan el documento con otros.
Luego, Google actualizará automáticamente su configuración para que ninguno de los editores del documento pueda modificar los permisos o compartir el documento. Solo tú puedes hacer cualquiera de estas cosas.
Si desea evitar que los espectadores y comentaristas copien, impriman o descarguen un archivo.
¿Cómo dar permisos a alguien a un archivo por un tiempo limitado?
¿Qué sucede si desea que otras personas tengan acceso a un archivo por un tiempo limitado? Por ejemplo, podría estar trabajando en una presentación con su colega, pero no quiere que hagan ningún cambio en las últimas horas antes de presentarla.
Le complacerá descubrir que Google Drive le permite otorgar permisos a alguien por un tiempo limitado. Puede ser cualquier cosa, desde unas pocas horas, días, hasta varias semanas o meses. Aquí está cómo hacerlo:
Preguntas frecuentes adicionales
¿Cómo cambio la propiedad de un archivo en Google Drive?
Si desea transferir la propiedad de un archivo a otra persona:
1. Abra la pantalla de inicio de Google Drive.
2. Seleccione los archivos que desea compartir.
3. Haga clic en "Compartir" en la esquina superior derecha.
4. Ingrese la dirección de correo electrónico y haga clic en "Listo".
5. Haga clic en "Compartir" una vez más en la esquina superior derecha.
6. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al nombre de la persona.
7. Haga clic en "Convertir en propietario".
8. Haga clic en "Listo" para completar la transferencia.
Después de transferir la propiedad, aún tendrá permiso para editar o comentar el archivo a menos que el nuevo propietario decida cambiar su acceso.
Compartir es demostrar interés
Google Drive ha sido diseñado para facilitar que los empleados y los equipos colaboren en proyectos, desde presentaciones a gran escala hasta pequeñas tareas de oficina. Una de las características que hacen esto posible es el uso compartido de archivos. Es fácil compartir archivos con otros y realizar un seguimiento de los cambios realizados por los miembros del equipo a través de diferentes versiones de cada archivo en su biblioteca. Si aún no ha intentado usar esta práctica herramienta, este artículo describe todos los pasos necesarios.
¿Has probado a compartir un archivo en Google Drive? ¿Como le fue? Háganos saber en la sección de comentarios.
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