Cómo incrustar un PDF en un archivo de Excel

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En muchos casos, las hojas de cálculo de Excel se utilizan para organizar la información financiera en un formato lógico. Y, a menudo, los datos de origen utilizados para completar una hoja de cálculo provienen de archivos PDF de estados financieros y facturas.

Si desea que la información de su hoja de cálculo sea más completa, puede incrustar el archivo de origen PDF. En este artículo, cubriremos cómo incrustar un PDF en su hoja de cálculo de Excel. Además, descubrirá cómo vincular el PDF al archivo original para que las actualizaciones realizadas en el original se reflejen en la copia incrustada.

Nota: Excel para Mac NO permite objetos como archivos PDF, por lo que encontramos una solución alternativa limitada que puede usar.

Cómo incrustar un PDF en Excel en una Mac

Como se mencionó anteriormente, debido a problemas de seguridad y las políticas de Apple, no puede incrustar "directamente" un PDF en Excel para Mac como puede hacerlo con Windows. Sin embargo, descubrimos una solución alternativa que puede funcionar para usted. Normalmente, agrega un "objeto" que es el archivo PDF, y puede hacer doble clic en la imagen para abrir el archivo o hacer clic con el botón derecho y elegir "Abrir". Al crear el PDF incrustado, Mac muestra el error "No se puede insertar el objeto". Mac aún le permite insertar objetos de archivo de Office porque puede escanear la aplicación del archivo (Word, Excel, etc.) y realizar una verificación de seguridad, pero todo lo demás es nulo y sin efecto.

La opción que descubrimos le permite insertar una imagen o icono como un archivo y luego agregarle un enlace, esencialmente haciendo lo mismo que insertar el objeto PDF pero con limitaciones. Una diferencia es que debe incluir la fuente en la hoja de cálculo (como otra pestaña) o usar una URL que vaya al PDF compartido en la nube. De lo contrario, el receptor no tendrá acceso a él. Además, debe crear una miniatura (creación genérica o una captura de pantalla), elegir usar una imagen en Excel obtenida del archivo o buscar una imagen genérica en la biblioteca de Office. Siga los pasos a continuación para agregar un archivo PDF a una hoja de cálculo de Excel en macOS.

Agregar archivos PDF a Excel Mac usando pestañas de hoja de cálculo

Este método convierte archivos PDF en imágenes que puede pegar en nuevas pestañas de Excel en su hoja de cálculo de Mac Excel o colocarlas en otras nuevas y vincularlas. Creará imágenes en miniatura de cada PDF o usará íconos para ahorrar tiempo, luego agregará hipervínculos que van a las fichas u hojas correspondientes del PDF.

1. Cree una imagen PDF: convierta el PDF en una imagen utilizando un software de terceros o un sitio web de PDF a imagen.
2. Cree una imagen en miniatura: cree su miniatura para que el PDF la use en la hoja de cálculo de Excel. Tome una captura de pantalla, reduzca la imagen PDF o use una imagen genérica en la biblioteca de Office.
3. Agregue la imagen PDF: cópiela/péguela en una nueva pestaña en la hoja de cálculo principal de Excel.
4. Abra "Excel" y el libro de trabajo en el que desea incrustar el PDF.
   
5. Haga clic en el ícono "+" junto a las pestañas en la parte inferior para crear una nueva pestaña para la imagen PDF que creó en el "Paso 1".
6. Elija la celda en la nueva pestaña donde desea pegar la imagen PDF, luego seleccione "Insertar -> Imágenes -> Imagen del archivo..."
7. Busque y seleccione la imagen PDF, luego haga clic en "Insertar".
8. Revise la ubicación de la imagen PDF para asegurarse de que se vea de la forma que desea.
9. Regrese a la página/pestaña principal de la hoja de cálculo. Seleccione la celda donde desea colocar la miniatura del PDF; técnicamente, no residirá en la celda, pero al hacerlo actuará como un marcador de posición para insertarla.
   
10. Haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior y elija "Foto -> Imagen de archivo..." o "Iconos" según sus preferencias.
    
11. Busque la imagen o el icono que desee utilizar como enlace de imagen PDF y selecciónelo.
    
12. Cambie el tamaño de la imagen para que se ajuste a su hoja de cálculo. También puede recortarlo para eliminar los espacios en blanco.
    
13. Ahora que tiene su miniatura, haga clic derecho (o toque con dos dedos) sobre la imagen/icono y seleccione "Hipervínculo".
    
14. Seleccione la pestaña de menú "Este documento" , elija el nombre de la pestaña PDF y luego haga clic en "Aceptar". para vincularlo.
15. Pruebe el enlace haciendo clic derecho o tocando con dos dedos la imagen y eligiendo "Abrir hipervínculo".
16.  
17.  
18. y haga clic en "Seleccionar" para abrir el explorador de archivos. Elija la imagen PDF que desee y haga clic en "Aceptar" para insertarla.
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20.  
21. Para fuentes alojadas (la nube o un sitio web), asegúrese de haber seleccionado la pestaña "Página web o archivo" y luego copie/pegue la URL del PDF en el cuadro proporcionado. Haga clic en "Aceptar" para guardar el enlace de la imagen.
22. Para los archivos PDF que convirtió en imágenes, inserte la imagen en una nueva pestaña (parte inferior de la hoja de cálculo), luego seleccione la pestaña de menú "Este documento" y haga clic en "Seleccionar" para abrir el explorador de archivos. Elija la imagen PDF y haga clic en "Aceptar" para insertarla.
23. Busque y seleccione el archivo PDF que desea vincular a la miniatura en la hoja de cálculo.
    
24. Haga clic en el botón "Aceptar".
    
25. Para abrir el PDF, haga doble clic en el icono o haga clic con el botón derecho (o toque con dos dedos) en la miniatura y elija "Abrir hipervínculo".
    

Después de seguir los pasos anteriores, obtendrá un archivo PDF incrustado en su hoja de cálculo de Excel para Mac. Haga doble clic en la imagen para abrir el archivo PDF o haga clic con el botón derecho y seleccione "Abrir hipervínculo". ¡Es tan fácil como eso!

Agregar archivos PDF a Excel Mac usando una carpeta comprimida

Como no puede incrustar un PDF en Excel para Mac, al menos puede crear una carpeta que incluya la hoja de cálculo principal y todos los PDF. Una vez que tenga eso, puede comprimir la carpeta y enviarla por correo electrónico o compartirla como lo necesite. Todos los archivos residirán en esa carpeta, por lo que la vinculación a archivos PDF debería funcionar bien.

Compatibilidad : este proceso funciona para Windows y macOS, pero es posible que no funcione para dispositivos iOS (iPhone, iPad) a menos que incluyan una forma de ver archivos PDF.

1. Crear una carpeta: Cree una nueva carpeta y asígnele un nombre relacionado con la hoja de cálculo.
2. Agregue los archivos: agregue la hoja de cálculo de Excel a la carpeta y todos los PDF requeridos.
3. Cree miniaturas de PDF: tome capturas de pantalla de los PDF y reduzca el tamaño para usarlas como enlaces de miniaturas en la hoja de cálculo principal. También puede usar íconos genéricos de la biblioteca de Office si lo desea.
4. Abra "Excel" y el libro de trabajo en el que desea incrustar el PDF.
5. Seleccione la celda donde desea colocar la miniatura del PDF. Técnicamente, la imagen no residirá en la celda, pero al hacerlo actúa como un marcador de posición para insertarla.
6. Haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior y elija "Foto -> Imagen del archivo..." o "Iconos" si usa imágenes genéricas de Office como miniaturas.
   
7. Busque la imagen en miniatura creada o el icono que desea utilizar como enlace PDF.
8. Cambie el tamaño de la imagen para que se ajuste a su hoja de cálculo. También puede recortarlo para eliminar los espacios en blanco.
9. Haga clic derecho (o toque con dos dedos) sobre la imagen/icono y seleccione "Hipervínculo..."
10.  
11. , o cree uno nuevo con el PDF y guárdelo en una carpeta que pueda comprimir con la hoja de cálculo actual.
12. Para los archivos PDF que convirtió en imágenes, inserte la imagen en una nueva pestaña (parte inferior de la hoja de cálculo), luego seleccione la pestaña de menú "Este documento" y haga clic en "Seleccionar" para abrir el explorador de archivos. Elija la imagen PDF y haga clic en "Aceptar" para insertarla.
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14. Busque y seleccione el archivo PDF que desea vincular a la miniatura en la hoja de cálculo.
15. 
16. Haga clic en el botón "Aceptar".
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18. Para abrir el PDF, haga doble clic en el icono o haga clic con el botón derecho (o toque con dos dedos) en la miniatura y elija "Abrir hipervínculo".
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Siguiendo los pasos para vincular un PDF en Excel en Mac, obtienes una hoja de cálculo que funciona tanto para Mac como para Windows, siempre que también incluyas el archivo vinculado.

Cómo incrustar un PDF en Excel en una PC con Windows

Incrustar un PDF en su hoja de cálculo de Excel en Windows es mucho más fácil que hacerlo en una Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11, etc. permiten objetos OLE, por lo que puede usar la opción "Insertar -> Objeto". A diferencia de Mac, puede permitir que la imagen se actualice como lo hace el archivo, si lo prefiere. Sin embargo, esa opción tiene riesgos de seguridad, por lo que la mayoría deja una miniatura en su lugar y lo llama el día. Aquí se explica cómo incrustar un PDF en Excel en Windows.

1. Inicie "Excel" y luego la hoja de cálculo en la que desea trabajar.
   
2. A través de la cinta, seleccione la pestaña "Insertar" .
   
3. Haz clic en "Texto", luego en "Objeto".
   
4. Elija la pestaña "Crear desde archivo" , luego haga clic en "Examinar" para encontrar su archivo.
   
5. Seleccione el PDF, luego elija "Insertar".
   
6. En la ventana "Objeto", si prefiere que el archivo se muestre como un icono en lugar de una vista previa, marque la opción "Mostrar como icono" .
   
7. Para crear un enlace al PDF original, de modo que los cambios realizados se repliquen en el archivo incrustado, agregue una marca de verificación a la casilla "Enlace a archivo" . También deberá permitir las imágenes actualizadas en Configuración.
   
8. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
   
9. Haga clic con el botón derecho en el objeto incrustado (PDF), luego elija "Formatear objeto..."
   
10. Haga clic en la pestaña "Propiedades" y seleccione la opción "Mover y dimensionar con celdas" .
    
11. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios. El ícono ahora se estirará si cambia el tamaño de las celdas.
    

Cómo incrustar un PDF en Excel en un iPad

Excel tiene una aplicación iOS que ofrece funcionalidad de escritorio. Siga estos pasos para incrustar su archivo PDF en una hoja de cálculo.

1. Abra la aplicación "Excel", luego la hoja de cálculo en la que desea incrustar el archivo PDF.
   
2. En la cinta, seleccione la pestaña "Insertar".
   
3. Toque las opciones "Texto", luego "Objeto".
4. Haga clic en la pestaña "Crear desde archivo", luego seleccione "Examinar".
5. Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, "iCloud", seleccione el PDF y luego "Abrir".
6. En la ventana "Objeto", seleccione la casilla de verificación "Mostrar como icono" para mostrar el archivo como un icono. De lo contrario, se mostrará una vista previa del PDF.
7. Para vincular al archivo PDF original, de modo que los cambios realizados en el original se actualicen al archivo incrustado, seleccione la opción "Vincular a archivo".
8. Toque "Aceptar" para aplicar los cambios.
   El icono del archivo se mostrará en la parte superior de las celdas de forma predeterminada. Haga lo siguiente para que el ícono se ajuste automáticamente si cambia el tamaño de las celdas:
9. Mantenga presionado el archivo PDF, luego elija "Formatear objeto...".
10. Toque la pestaña "Propiedades" y seleccione la opción "Mover y tamaño con celdas".
11. Toca "Aceptar".

Cómo incrustar un PDF en Excel en un iPhone

Siga estos pasos para incrustar un archivo PDF en su hoja de cálculo a través de la aplicación Excel para iOS:

1. Abre la aplicación "Excel".
   
2. Abra la hoja de cálculo en la que desea incrustar el archivo PDF.
   
3. A través de la cinta, toque la pestaña "Insertar".
   
4. Toca "Texto", luego "Objeto".
5. Elija la pestaña "Crear desde archivo", luego "Examinar".
6. Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, "Dropbox".
7.  Seleccione el PDF, luego "Abrir".
8. Desde la ventana "Objeto", para mostrar el archivo como un icono, seleccione la casilla de verificación "Mostrar como icono"; de lo contrario, se mostrará una vista previa del PDF.
9. Si desea que los cambios realizados en el archivo PDF original se actualicen en la versión incrustada, elija la opción "Vincular a archivo".
10. Toque "Aceptar" para guardar los cambios.
    El icono se mostrará en la parte superior de las celdas de forma predeterminada. Para un ajuste automático que se adapte si cambia los tamaños de las columnas, haga lo siguiente:
11. Mantenga presionado el PDF, luego seleccione "Formatear objeto...".
12. Elija la pestaña "Propiedades" y seleccione la opción "Mover y tamaño con celdas".
13. Toca "Aceptar".

Cómo incrustar un PDF en Excel en un dispositivo Android

Siga estos pasos a través de la aplicación Excel para Android para incrustar un archivo PDF en su hoja de cálculo:

1. Inicie la aplicación "Excel".
   
2. Abra el libro de trabajo en el que desea trabajar.
   
3. A través de la cinta, elija la pestaña "Insertar".
   
4. Toque las opciones "Texto", luego "Objeto".
5. Toque la pestaña "Crear desde archivo", luego "Examinar".
6. Elija la ubicación del archivo, por ejemplo, "Google Drive".
7.  Toque el PDF, luego "Abrir".
8. Desde la ventana "Objeto", puede mostrar el PDF como un icono marcando la opción "Mostrar como icono". De lo contrario, mostrará una vista previa.
9. Para crear un enlace en vivo al PDF original para que cualquier cambio realizado en el original se actualice en la versión incrustada, marque la casilla de verificación "Enlace a archivo".
10. Toque "Aceptar" para guardar los cambios.
    De forma predeterminada, el icono se mostrará en la parte superior de las celdas de Excel. Para asegurarse de que se ajuste automáticamente y se adapte a cualquier cambio de tamaño de columna, haga lo siguiente:
11. Mantenga presionado el archivo PDF, luego seleccione "Formatear objeto...".
12. Elija la pestaña "Propiedades" y marque la opción "Mover y tamaño con celdas".
13. Toque "Aceptar" para aplicar los cambios.

Informes completos en Excel

Las hojas de cálculo de Excel son excelentes para almacenar, organizar y analizar datos financieros. Sus funciones ofrecen comodidad y ayudan a que los informes sean lo más completos posible.

Excel permite la inclusión de archivos de origen para referencia, con la opción adicional de incrustar archivos. Admite tipos de archivos populares, incluidos PDF. Tendrá la opción de mostrar el archivo como un icono o una vista previa. También puede crear un enlace al archivo original para que los cambios realizados se reflejen en la versión incrustada.

¿Qué otras funciones de Excel utiliza para generar informes completos? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.