Cómo programar una reunión en los equipos de Microsoft

Puede hacer muchas cosas para mejorar la eficiencia de su equipo, y usar un centro de colaboración como Microsoft Teams es una de ellas. Es una excelente herramienta de comunicación que puede usar para chatear, compartir archivos y tener reuniones de audio y video con su equipo.

Si recién está comenzando con Teams, es posible que no esté seguro de cómo programar una reunión. Hay varias formas de hacerlo, y sus opciones dependerán de la versión de Microsoft Teams que esté usando. En este artículo, le daremos todos los detalles que necesita saber.

Programar una reunión en Microsoft Teams

Su cuenta de Microsoft Teams está conectada a todos los productos de Microsoft 365 Group, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Y el calendario que usa en Teams está directamente conectado al calendario de Microsoft Exchange.

Outlook también usa el calendario de Exchange. Eso significa que una vez que programe una reunión a través de Outlook, aparecerá automáticamente en Teams y viceversa. Así es como puede programar una reunión en Microsoft Teams:

1. En el chat de Teams, haga clic en el ícono Programar una reunión (debajo del cuadro para el nuevo mensaje).
2. Luego, seleccione Calendario , que se encuentra en el panel lateral izquierdo, y luego haga clic en Nueva reunión .
3. Aparecerá una ventana emergente. Puede seleccionar la hora y la fecha de la reunión.
4. Cuando haya terminado con la programación, haga clic en Guardar . Después de eso, la ventana emergente se cerrará y podrá enviar las invitaciones a la reunión usando Outlook.

asistente de programación

En la ventana emergente, también puede utilizar la función de Asistente de programación . Esta función lo ayudará a encontrar el momento adecuado para todos los miembros de su equipo, incluido usted.

Cuando seleccione esta opción, podrá ver cuándo los participantes de la reunión están libres y cuándo están ocupados. El azul oscuro representa los intervalos de tiempo cuando no están disponibles. Los intervalos de color azul claro son los horarios disponibles y los intervalos de tiempo grises son las horas no laborables del participante.

Invitar a personas fuera de tu equipo

Una de las ventajas de Microsoft Teams es que puede invitar a personas ajenas a su organización a unirse a la reunión.

Ni siquiera necesitan tener una licencia de Microsoft Teams. Todo lo que necesita es su nombre y dirección de correo electrónico, y puede enviar la invitación. Esto es lo que debe hacer:

1. Abra la opción Agregar asistentes requeridos en el formulario emergente Nueva reunión.
2. Haga clic en Opcional .
3. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona.
4. Haga clic en Invitar , una invitación por correo electrónico pronto llegará a su bandeja de entrada.

También puede programar una reunión que tendrá lugar dentro de un canal específico de Teams. En el formulario Nueva reunión , seleccione Agregar canal . Una vez que lo haya configurado y enviado las invitaciones, no podrá cambiar el canal.

Si necesita hacer un cambio, tendrá que crear nuevas invitaciones. Además, si se va a realizar una reunión en un canal, todos los que formen parte de ese equipo podrán unirse a la reunión, incluso si no recibieron la invitación.

Edición gratuita de equipos de Microsoft

En caso de que esté utilizando una edición gratuita de Teams, es posible que se pregunte dónde está la opción de programación en su aplicación. Bueno, desafortunadamente, en la versión gratuita de Microsoft Teams, no puede programar una reunión.

Pero eso no significa que no pueda tener una reunión en absoluto. La aplicación tiene la opción Meet Now para cuando tengas que reunir al equipo rápidamente.

Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el ícono de la cámara junto a Reunirse ahora y luego seleccionar todos los nombres de las personas que asistirán a la reunión. Esta característica también está disponible para cuentas de Teams basadas en suscripción.

Más acerca de las reuniones del equipo de Microsoft

Puede tener hasta 250 personas en una sola reunión de Teams. Sin embargo, no puede ver a todos los participantes al mismo tiempo. Antes de las actualizaciones recientes, solo podía ver hasta cuatro asistentes activos en una llamada. Ahora puede tener nueve participantes en la pantalla a la vez. Pero la nueva actualización trajo algunas otras innovaciones interesantes.

Los participantes de la reunión de Microsoft Teams ahora tienen una mejor calidad de audio y fondos personalizados para las reuniones. También puede anclar un video si es necesario centrar más la atención en un asistente de reunión en particular. Otras funciones relacionadas con las reuniones incluyen un vestíbulo virtual, pantalla compartida y solución de problemas interactiva.

Acerca a tu(s) equipo(s)

Hay muchas maneras de hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente con Microsoft Teams. Es principalmente una aplicación basada en chat y para compartir archivos. Pero también es una herramienta fantástica cuando necesitas tener una videoconferencia con tu equipo.

Programar una reunión con un asistente de programación hace que la logística de encontrar el momento adecuado sea mucho más cómoda. Y si alguien no es parte de su organización o equipo, aún puede unirse. Simplemente envíeles una invitación por correo electrónico.

¿Ha asistido alguna vez a una reunión de Microsoft Teams? ¿O uno programado? Háganos saber en la sección de comentarios.