Mail Merge es como uno de esos viejos amigos con los que no has contactado en años. Siempre subestimado e ignorado, hasta el día que lo necesita desesperadamente.
Simplemente no se da cuenta de su potencial hasta que tenga la tarea de administrar unos cientos de invitaciones. Tal vez, son invitaciones de boda o tal vez un montón de etiquetas de dirección e insignias de nombre. No se preocupe, puede enviar una gran cantidad de correo personalizado con Microsoft Outlook 2016 en solo unos minutos y con unos pocos clics. El siguiente artículo lo guiará para hacerlo.
La combinación de correspondencia se usa cuando desea crear varios documentos que son esencialmente iguales pero cada documento contiene sus propios detalles. Los correos electrónicos tienen el mismo formato y contenido, así como gráficos, si los hay. Por ejemplo, las invitaciones tienen el mismo contenido, excepto los nombres, las direcciones ...
A diferencia del envío de correo a un grupo de personas, la combinación de correspondencia convierte a cada destinatario en el destinatario único.
La función Combinar correspondencia utiliza 2 partes:
Estas dos partes están "fusionadas". Con Outlook como parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office, puede usar esta función para enviar correo a varias personas, cada correo personalizado para un contacto separado.
Microsoft Office le permite usar diferentes fuentes de datos para los detalles de la dirección, por ejemplo, puede usar hojas de cálculo de Excel o incluso una base de datos de Access. Aquí, usará los contactos de Outlook para enviar correos electrónicos.
Realiza los siguientes pasos después de iniciar Outlook:
1. Abra Personas para mostrar su lista de contactos.
Seleccione los contactos ( Ctrl + Clic ) que desea incluir en su lista de correo electrónico personalizada. Para administrar fácilmente una lista grande, use la opción Ordenar disponible (haga clic en la flecha hacia abajo junto a Todos ). Usted puede ordenar por categoría ( ordenar por Categorías ) en el mismo menú desplegable.
Nota: Combinar correspondencia no funciona con listas de distribución.
2. Desde la cinta de opciones, elija Combinar correspondencia> Hone> Grupo de acciones .
3. En la pantalla Contactos de combinación de correspondencia , seleccione Solo contactos seleccionados si se envía un correo electrónico personalizado para el contacto seleccionado. En la opción Fusionar , elija los siguientes parámetros:
4. Haga clic en Aceptar y luego se iniciará Microsoft Word para que redacte su mensaje personal.
En la pestaña Envíos de la cinta de opciones , seleccione la Línea de saludo para comenzar el mensaje con las líneas de saludo.
Como puede ver aquí, el cuadro de diálogo ya se ha completado primero. Esto es solo un marcador de posición para el nombre de su lista de contactos. Justo debajo, puede consultar una vista previa de los nombres de su lista. Puede personalizar los elementos con las opciones dadas aquí.
Tenga en cuenta que el campo Fusionar proviene de los encabezados de columna en su lista de correo. Por lo tanto, si hay una falta de coincidencia, utilice los campos de coincidencia para asegurarse de que la fusión siga siendo precisa. Si el campo que desea indicar No coincide , haga clic en la lista desplegable para ese campo y seleccione el nombre de columna que coincida con esa columna en su lista.
Cuando hace clic en Aceptar , se muestra un campo de marcador de posición para la línea de saludo en el documento de Word. Puede ingresar información adicional para el documento con campos adicionales.
Haga clic en Insertar campo de combinación . Estos datos deben mostrarse en su fuente de datos original, que en este caso es información de contacto en Outlook.
Para formatear la línea de saludo de la manera que desee, resalte todo el campo, incluidos los signos finales. Vaya a la pestaña Inicio y use la configuración de Fuente . Además, configure el Espaciado de línea para asegurarse de que el espaciado de línea coincida con la distancia en el resto del documento.
La apertura del mensaje es el marcador de posición de la línea de saludo y / o cualquier campo que haya insertado con la ayuda de adiciones de casos adicionales. Ahora comienzas a redactar tu mensaje.
Cuando el cuerpo del mensaje esté completo, haga clic en Finalizar y combinar> Enviar mensajes de correo electrónico. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Combinar para enviar por correo electrónico.
Word luego envía cartas individuales a cada dirección de correo electrónico correspondiente. No puede CC ni BCC otros destinatarios y no puede agregar archivos adjuntos a los correos electrónicos.
Puede guardar el documento que ha utilizado para la combinación de correspondencia, ya que también guarda el enlace a la fuente de datos, es decir, los contactos. Cuando abra el documento de combinación de correspondencia, seleccione Sí cuando Word le solicite permanecer conectado.
Una vez que te acostumbras, todo el proceso lleva solo unos minutos de principio a fin. Además, en lugar de pasar tiempo redactando correos electrónicos para cada persona, ahora puede hacer lo mismo para un grupo, independientemente de la cantidad de personas en el grupo.
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