Evita impresiones y descargas no deseadas en ONLYOFFICE.

Para limitar la impresión y las descargas en ONLYOFFICE, aplique la restricción donde se concede el acceso: habilite la restricción de uso compartido en Workspace, active la protección de enlaces en DocSpace o configure los document.permissions.printpermisos en la configuración del editor de la API de Docs. Un rol de solo lectura por sí solo no es suficiente en todas las configuraciones; el control exacto depende de si utiliza Workspace, DocSpace o una aplicación integrada con ONLYOFFICE Docs.document.permissions.downloadfalse

Estas configuraciones limitan las acciones disponibles a través de la interfaz de edición o de uso compartido compatible. No impiden todas las copias posibles: el destinatario puede fotografiar la pantalla o usar herramientas externas a la aplicación. Para documentos confidenciales, combine la restricción con un acceso estrictamente limitado y una revisión adecuada de quién puede abrir el archivo.

Primero, identifique dónde se comparte el archivo.

ONLYOFFICE cuenta con varios productos y patrones de integración, y sus controles no son intercambiables. En Workspace, la configuración avanzada para compartir se aplica a los usuarios con permisos de solo lectura y de comentarios. En DocSpace, se puede asignar una restricción a un enlace compartido específico o configurarla para un enlace de sala y las personas invitadas a través de dicho enlace. En una integración con Docs, la aplicación anfitriona proporciona los permisos en la configuración del editor.

Antes de realizar cualquier cambio, abre el panel de uso compartido del archivo y anota quién necesita acceso, cómo acceden a él y si son usuarios internos, destinatarios de enlaces o miembros de la sala. Este inventario te ayudará a seleccionar el control adecuado y, posteriormente, a probar la misma ruta de acceso.

Restringir el acceso de los usuarios del espacio de trabajo a solo lectura o a comentarios.

1. Abre la configuración de uso compartido del archivo. Puedes acceder a ella desde el botón Compartir en el editor, la pestaña Colaboración o Archivo > Derechos de acceso.
2. En la ventana de Configuración de uso compartido, abra la configuración avanzada mediante el control de configuración situado cerca de la esquina inferior derecha.
3. Seleccione No se puede imprimir, descargar ni copiar el archivo (para Solo lectura y Comentarios) y, a continuación, guarde los cambios de uso compartido.
4. Verifique que las personas afectadas tengan acceso de solo lectura o de comentarios. La restricción se aplica a esos grupos de permisos; no dé por sentado que modifica las funciones de un usuario con acceso completo.

La guía oficial de uso compartido de ONLYOFFICE Workspace describe esta opción tanto para el uso compartido interno como público. La misma guía explica que los permisos de Solo lectura y Comentario normalmente incluyen las acciones de impresión y descarga, por lo que asignar únicamente el permiso de Solo lectura no resuelve este problema. Si necesita restringir que los usuarios con Acceso completo modifiquen la configuración de uso compartido, esa es una opción avanzada independiente; no sustituye la restricción de impresión, descarga y copia.

Restringir un archivo de DocSpace compartido mediante un enlace

1. Abra el panel Información > Compartir del archivo o utilice el menú contextual del archivo para administrar los enlaces.
2. Crea un enlace o abre la configuración del enlace existente que deseas modificar.
3. Seleccione el rol de acceso que necesita el destinatario, como Solo lectura, y habilite Restringir la copia, descarga e impresión del contenido del archivo .
4. Guarda la configuración de los enlaces. Si el archivo tiene varios enlaces, revísalos todos: la configuración de un enlace no implica automáticamente que los demás enlaces estén restringidos.

ONLYOFFICE documenta esto como una configuración de enlace que desactiva la copia del contenido del archivo, la descarga y la impresión para los usuarios que abren el archivo a través de ese enlace. La guía de uso compartido de archivos de DocSpace también describe quién puede acceder a un enlace y cómo cambiar su rol. Si sus usuarios acceden al mismo archivo a través de una sala u otro permiso directo, pruebe esas rutas por separado en lugar de asumir que la configuración del enlace de archivo las cubre.

Configure las restricciones de enlace de sala de DocSpace por separado.

En salas públicas o personalizadas, los administradores pueden restringir la copia de contenido, la descarga de archivos y la impresión para quienes utilicen un enlace compartido. La configuración de la sala también permite a los administradores establecer restricciones para las personas invitadas mediante un enlace, independientemente de la configuración general del enlace.

1. Abre la información de la sala o la configuración del enlace compartido y edita el enlace de la sala.
2. Habilitar la restricción de copia, descarga e impresión del contenido de los archivos para el enlace de la sala.
3. Si los usuarios invitados necesitan un tratamiento diferente, abra la configuración de restricciones de invitación mediante enlace y configure esa audiencia por separado.
4. Guarda los cambios y, a continuación, realiza pruebas utilizando un enlace a una sala y una cuenta de usuario invitado como casos separados.

Estos controles para compartir salas están documentados en la guía de administración de salas de ONLYOFFICE DocSpace . Los nombres de los roles y los controles disponibles pueden variar según el tipo de sala y la versión del producto, así que utilice las etiquetas que aparecen en su interfaz actual y consulte con su administrador si falta alguna configuración.

Para una integración de la API de ONLYOFFICE Docs

Si su aplicación incorpora ONLYOFFICE Docs, la aplicación que abre el editor debe pasar los valores de permisos en la configuración del documento. Por ejemplo:

const config = {
  document: {
    permissions: {
      print: false,
      download: false,
    },
  },
};

Configure printlos parámetros downloadpara falsela sesión del editor correspondiente y, a continuación, inicialice el editor con dicha configuración. Las preguntas frecuentes sobre el uso compartido de la API de ONLYOFFICE Docs explican que estos valores eliminan las opciones de impresión y descarga del editor. La API de Docs no define la autorización completa ni la política de almacenamiento de archivos de su aplicación: el integrador controla el uso compartido y la entrega. Si su sistema backend expone el archivo fuente a través de una URL o un punto final independiente, proteja también esa ruta. Ocultar un comando del editor por sí solo no protege un archivo original accesible por separado.

Verifique la restricción desde la perspectiva del destinatario.

1. Utilice una cuenta de prueba con el mismo rol que el destinatario previsto, o abra el enlace exacto en una sesión de navegación privada limpia.
2. Abra el archivo y revise el menú Archivo y la barra de herramientas. Los comandos de impresión y descarga no deberían estar disponibles para la ruta de acceso que restringió.
3. Pruebe el flujo de trabajo permitido, como leer o comentar, para confirmar que la restricción no eliminó el acceso necesario.
4. Repita el procedimiento con cada ruta distinta en uso: recurso compartido interno, enlace público o de archivo, enlace de sala, miembro de sala invitado y cualquier URL de integración alternativa.
5. Si un comando sigue estando disponible, confirme que la configuración guardada pertenece a este usuario, archivo, enlace o sala, y verifique que el destinatario no esté utilizando una ruta de permisos diferente.

Una comprobación exitosa confirma que la interfaz ONLYOFFICE correspondiente está aplicando la configuración para la ruta de acceso probada. Esto no demuestra que todos los métodos de copia sean imposibles. Si no encuentra la configuración, es posible que su edición, versión, rol o integración del producto difieran de la interfaz documentada; consulte la documentación actual del producto o pregunte al administrador del portal antes de comprometerse a una restricción.