Formularios de Google: cómo recibir notificaciones por correo electrónico

Google Forms proporciona un método conveniente para recopilar información y opiniones mediante la realización de encuestas, registro de eventos y formularios de comentarios. Esto es cierto incluso cuando haces público un formulario de Google . Sin embargo, puede resultarle complicado comprobar las respuestas del formulario manualmente, ya que el proceso lleva mucho tiempo.

Afortunadamente, puede recibir una notificación por correo electrónico cada vez que alguien complete el formulario de Google que creó. Esta guía destaca cómo puede configurar notificaciones por correo electrónico en Formularios de Google y cómo esto facilita el logro de su objetivo.

Por qué necesita configurar notificaciones por correo electrónico en Formularios de Google

Las notificaciones por correo electrónico son esenciales para garantizar que esté actualizado cuando se envíe una nueva respuesta. Esto le ayuda a revisar las respuestas con prontitud y tomar la decisión requerida en función de los datos recibidos.

Se pueden enviar notificaciones a varios encuestados simultáneamente, lo que mejora la colaboración entre los miembros del equipo y ayuda a garantizar que todos estén actualizados sobre cualquier actividad en Formularios de Google. Esto es útil si utiliza Formularios de Google para crear una encuesta con un grupo grande.

También puede resaltar detalles específicos que desea que aparezcan en la notificación por correo electrónico. Esta técnica ayuda a garantizar que su bandeja de entrada esté perfectamente organizada y ofrezca notificaciones por correo electrónico coherentes y estructuradas.

Cómo habilitar notificaciones por correo electrónico en formularios de Google

Recibir notificaciones por correo electrónico para sus Formularios de Google es un método excelente para garantizar que todo se maneje a tiempo. Las notificaciones por correo electrónico son vitales, ya sea que usted sea un encuestado o un usuario, ya que le brindan actualizaciones sobre las actividades en curso.

Si ha creado un formulario de Google para recopilar datos de los encuestados, debe asegurarse de que las notificaciones por correo electrónico ya estén habilitadas.

1. Abra el formulario de Google del que desea recibir notificaciones por correo electrónico.
2. Haga clic en la pestaña Respuestas ubicada en el menú superior.
   
3. En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en los tres puntos y toque Recibir notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas .
   
4. Aparecerá un nuevo mensaje de confirmación en su pantalla indicando que las notificaciones por correo electrónico están habilitadas en su formulario de Google.

A partir de este momento, siempre recibirá una notificación en la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta de Google cada vez que un encuestado envíe el formulario.

Cómo enviar notificaciones a colaboradores en formularios de Google

De forma predeterminada, solo el creador del formulario de Google recibirá las notificaciones una vez que los encuestados las hayan enviado. Cuando trabajas en equipo en Google Forms y todos quieren recibir las notificaciones, debes agregarlos como colaboradores. Para agregar colaboradores;

1. Abra el formulario de Google en el que desea agregar colaboradores y haga clic en Más en la esquina superior derecha de su pantalla.
   
2. En las opciones proporcionadas, haga clic en Agregar colaboradores .
   
3. Aparecerá una nueva ventana con espacio para Agregar editores . Agregue las direcciones de correo electrónico de los miembros de su equipo.
   
4. Haga clic en el botón Enviar para compartir el formulario de Google.

Una vez que los colaboradores reciben la notificación, pueden acceder al formulario de Google y habilitar las notificaciones por correo electrónico. Tenga en cuenta que las instrucciones para habilitar las notificaciones para los colaboradores siguen siendo las mismas que se indicaron anteriormente.

Cómo enviar recordatorios a través del formulario de Google

Además, Google Forms tiene una función que le permite enviar recordatorios a las personas que no completaron ni enviaron el formulario. Esto sucede principalmente cuando pretendes recopilar datos de personas específicas. 

1. Abra su formulario de Google y haga clic en Respuestas en el menú superior.
2. Frente al botón de respuestas, toque el botón Enviar recordatorio por correo electrónico .
   
3. Aparecerá una nueva ventana de Enviar formulario . Ingrese la dirección de correo electrónico del encuestado en el campo provisto y haga clic en Enviar .
   

Al enviar un recordatorio a sus encuestados, recuerde que la notificación por correo electrónico no incluye un resumen de las respuestas descritas en el formulario. Una vez que el encuestado recibe el mensaje, deberá volver al Formulario de Google para acceder a todos los detalles.

Cómo enviar notificaciones por correo electrónico a los encuestados sobre sus respuestas

Una vez que los encuestados hayan completado el formulario y lo hayan enviado, puede enviarles una copia de sus respuestas por correo electrónico. Este truco ayuda a garantizar que los encuestados se queden con una copia de las respuestas. Puede hacer esto para exámenes o tareas o en los casos en que el encuestado necesite volver a verificar las respuestas después de completar una evaluación.

1. Abra su formulario de Google y haga clic en Configuración para configurar el formulario según sus requisitos específicos.
   
2. Haga clic en la sección Respuestas para habilitar funciones como recopilar direcciones de correo electrónico y enviar a los encuestados una copia de las respuestas.
3. Haga clic en el cuadro desplegable Enviar a los encuestados una copia de las respuestas .
4. Tendrás diferentes opciones para elegir, como Siempre , Cuando se solicite o Desactivado .
   
5. Además, puede compartir un resumen de los resultados con los encuestados haciendo clic en el botón Presentación y habilitando Ver resumen de resultados .
   

Habilite la notificación por correo electrónico del formulario de Google hoy

Habilitar las notificaciones por correo electrónico de Google Forms le ayuda a realizar un seguimiento de todas las actividades en sus Formularios de Google. Además, este es un enfoque increíble cuando se trabaja en proyectos de trabajo grupal o se colabora para lograr un objetivo específico.

Sin embargo, cuando lo agregan a un formulario de Google como colaborador, debe habilitar las notificaciones de su parte para mantenerse actualizado.

Si utiliza mucho Google Forms, es posible que desee aprender algunos atajos de teclado útiles de Google Forms para mejorar su flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Quién recibe la notificación por correo electrónico cuando se envía un formulario de Google?

Una vez que el encuestado completa el formulario y lo envía, el creador del formulario recibe una notificación por correo electrónico. Si el Formulario de Google tiene colaboradores que han habilitado las notificaciones por correo electrónico, también serán notificados sobre la actividad en tiempo real.

¿Pueden los editores ver las respuestas del formulario de Google?

Cuando se agregan editores o colaboradores a un formulario de Google, pueden ver las respuestas enviadas por los encuestados.