ONLYOFFICE Docs vs Microsoft 365 Web: ¿Cuál conserva el formato?

Para archivos creados y editados habitualmente en formatos Open XML de Microsoft Office, como DOCX, XLSX y PPTX, tanto ONLYOFFICE Docs como las aplicaciones web de Microsoft 365 conservan el formato habitual. Microsoft 365 web suele ser la opción de menor riesgo cuando un documento depende de funciones específicas de Microsoft o debe coincidir con Microsoft Word o Excel. ONLYOFFICE Docs es una alternativa práctica para la edición centrada en OOXML y las implementaciones colaborativas, pero su propia documentación indica que los archivos que no son OOXML pueden convertirse a OOXML para su edición. Ninguno de los productos puede garantizar una representación idéntica píxel a píxel para cada archivo, fuente u objeto avanzado.

Utilice la siguiente lista de verificación para evaluar los archivos que intercambia. La "fidelidad del formato" implica más que simplemente abrir un archivo: compruebe el flujo de páginas, las fuentes, las tablas, los gráficos, las fórmulas y lo que sucede después de guardarlo y volver a abrirlo.

Comparación rápida por tipo de archivo

Dónde se manifiestan las diferencias de diseño

Documentos de Word: paginación, fuentes y objetos

Los informes sencillos, creados con párrafos, encabezados y tablas comunes, son los más fáciles de transferir entre editores. Los archivos más complejos utilizan saltos de página exactos, encabezados y pies de página específicos para cada sección, columnas, imágenes flotantes, cuadros de texto, notas al pie o formas cuidadosamente posicionadas. Un pequeño cambio de fuente o un ajuste de línea diferente puede desplazar un párrafo a otra página, incluso si el texto y los estilos permanecen intactos.

Word para la web presenta los documentos en la vista de diseño de impresión, pero su vista de edición no muestra todos los detalles del formato de página, y algunas funciones operan de manera diferente a como lo hacen en Word para escritorio. Microsoft también enumera las funciones disponibles en Word para escritorio que no están presentes en Word para la web. La documentación de ONLYOFFICE sobre formatos compatibles distingue entre formatos nativos y formatos convertidos para su visualización o edición. Por lo tanto, abrir un archivo DOCX correctamente no garantiza que todos los elementos del diseño se conserven sin cambios.

Libros de Excel: números, gráficos y funciones no compatibles

Para un libro de trabajo XLSX convencional, verifique los formatos de números, el formato condicional, la altura de las filas, el ancho de las columnas, las celdas combinadas, las áreas de impresión y las etiquetas de los gráficos. En los documentos de Excel para la web, el formato de celdas y rangos suele ser similar al de Excel, a la vez que se identifican las funciones del libro de trabajo no compatibles. Algunas tablas de datos externos pueden mostrar los valores guardados más recientemente en lugar de una actualización en tiempo real, y algunos archivos pueden no ser editables en el navegador hasta que se solucione el problema del contenido no compatible.

ONLYOFFICE incluye XLSX como formato de hoja de cálculo compatible y documenta los controles de edición de gráficos, pero la compatibilidad con un tipo de archivo no implica que todas las funciones específicas de Excel se comporten de la misma manera. Si el libro de trabajo utiliza macros, conexiones externas, gráficos especializados u objetos incrustados, utilice la aplicación que posee dichas funciones para la edición y el recálculo finales. No cree una copia de edición que elimine las funciones no compatibles a menos que comprenda qué se descartará.

Presentaciones y archivos OpenDocument

Para presentaciones PPTX, compare las diapositivas maestras, las fuentes del tema, el recorte de imágenes, las animaciones, las transiciones y las notas del orador en diapositivas representativas. Una revisión rápida de la diapositiva del título puede pasar por alto problemas en un gráfico denso o una diapositiva con objetos agrupados. Para archivos ODT, ODS u ODP, la conversión puede afectar el diseño o el comportamiento de las funciones, ya que los formatos codifican las estructuras de los documentos de manera diferente. La guía de Microsoft para ODT y ODS describe la compatibilidad parcial y los posibles cambios de formato o usabilidad; las tablas de formato de ONLYOFFICE muestran qué formatos admite de forma nativa o mediante conversión.

Una prueba de fidelidad práctica antes de elegir

1. Haz una copia de un archivo representativo. Incluye la página, hoja o diapositiva más compleja que uses habitualmente. Mantén el original sin cambios.
2. Registra lo importante. Anota el número de páginas, los saltos de línea, las dimensiones de las tablas, los nombres de las fuentes, las etiquetas de los gráficos, los resultados de las fórmulas y cualquier objeto especial. Un PDF exportado desde la aplicación de origen puede servir como referencia visual, pero no valida las fórmulas ni la posibilidad de edición.
3. Abra el documento en cada editor web. Inspeccione las mismas páginas u hojas con el mismo nivel de zoom. Busque fuentes sustituidas, saltos de página desplazados, texto recortado, estilos de gráficos alterados, objetos faltantes o advertencias del navegador sobre funciones no compatibles.
4. Guarda y vuelve a abrir el archivo en el formato de destino. Descarga o guarda la copia editada como DOCX, XLSX o PPTX, según corresponda, y luego ábrela en la aplicación que utilicen los destinatarios. Para un archivo destinado a Microsoft Office de escritorio, este proceso final es más importante que la simple vista previa en el navegador.
5. Compruebe la salida por separado. Exporte un PDF cuando la apariencia de impresión sea importante. En hojas de cálculo, compare los resultados de las fórmulas y los datos que dependen de la actualización; en presentaciones, ejecute la presentación de diapositivas e inspeccione las transiciones. Conserve el archivo original y la copia probada hasta que se apruebe el resultado.

Lista de verificación de decisiones

• Elija Microsoft 365 Web First cuando el equipo ya almacene archivos en Microsoft 365, utilice funciones específicas de Word o Excel, o necesite un flujo de trabajo en navegador lo más parecido posible a Microsoft Office.
• Elija ONLYOFFICE Docs para su evaluación cuando la edición y la colaboración en OOXML se ajusten a su entorno y pueda probar archivos representativos antes de migrar. Confirme la versión y la implementación exactas de Docs, ya que el editor en línea puede proporcionarse a través de diferentes integraciones o configuraciones de servidor.
• Utilice un editor de escritorio cuando un archivo contenga diseños de página complejos, gráficos especializados, macros, datos externos o especificaciones de impresión estrictas. Los editores basados ​​en navegador tienen limitaciones de funciones por diseño.
• Mantenga ODT/ODS como documento maestro cuando se requiera fidelidad al documento abierto; cree una copia OOXML separada para los socios si es necesario y luego compare el resultado.

Para obtener información detallada, consulte los formatos compatibles con el Editor de documentos de ONLYOFFICE , los formatos compatibles con el Editor de hojas de cálculo y las preguntas frecuentes sobre la integración de la conversión a OOXML . Las referencias actuales de Microsoft incluyen las diferencias entre Word para la web , la comparación de características de Word para web y escritorio , las diferencias entre Excel para web y escritorio y las notas de compatibilidad de ODT de Microsoft . La compatibilidad con las características puede cambiar, por lo que le recomendamos consultar la documentación actual y probar sus propios archivos antes de una migración completa.