Principios básicos de gestión del conocimiento que todos deberíamos conocer

¿Cómo le da sentido al flujo de información con el que se encuentra a diario como trabajador del conocimiento o estudiante permanente? La respuesta está en la gestión del conocimiento personal (PKM), un sistema que le ayuda a capturar, organizar y utilizar lo que aprende de manera eficaz.

¿Qué es la gestión del conocimiento personal? ¿Por qué es importante?

La gestión del conocimiento personal (PKM) es un enfoque estructurado e intencional para recopilar, organizar y utilizar información de una variedad de fuentes, incluidas experiencias personales, libros, artículos, podcasts, redes sociales, etc.

Un sistema de gestión de conocimiento personal le ayuda a hacer que este conocimiento sea accesible y práctico, permitiéndole establecer conexiones significativas y utilizar lo que sabe para crear, resolver problemas o tomar mejores decisiones.

PKM aborda una de las principales limitaciones del cerebro: la capacidad de retener recuerdos. Si bien nuestros cerebros son excelentes para generar ideas, formar conexiones y resolver problemas, no están optimizados para almacenar y recuperar información, especialmente en el largo plazo, algo que a menudo se vuelve más evidente a medida que envejecemos.

Aquí es donde el sistema PKM resulta útil, aumentando tu productividad al construir un segundo cerebro para complementar tus capacidades cognitivas.

La mayoría de las personas ya cuentan con algún tipo de sistema de gestión del conocimiento, sin embargo, a veces son ineficaces o están fragmentados.

Por ejemplo, antes de conocer PKM , creé un grupo privado de WhatsApp —sin miembros— donde guardaba pensamientos aleatorios, citas de libros e ideas que no quería olvidar. Si bien funciona temporalmente, no se puede ampliar ni ordenar, y encontrar notas específicas más adelante se convierte en un desafío.

Un excelente punto de partida para optimizar su sistema de gestión personal es comprender sus componentes o principios centrales.

Recopilar y almacenar conocimientos

La adquisición y el almacenamiento de conocimientos implica recopilar información de diversas fuentes y almacenarla en un sistema externo confiable. Nuestros cerebros son mejores generando ideas que almacenándolas, por lo que el objetivo es transferirlas a un sistema externo.

Algunos métodos eficaces para recopilar y almacenar conocimientos incluyen:

• Toma de notas : es posible que prefieras un método similar de escritura en un cuaderno físico o usar aplicaciones dedicadas a tomar notas o herramientas de gestión de conocimiento personal como Apple Notes, Google Keep, Obsidian o Logseq.
• Marcador : guarde artículos, videos u otros recursos en línea con herramientas de lectura posterior como Pocket, Instapaper o Readwise para almacenar información valiosa para su uso posterior.
• Grabaciones de audio/video : utilice herramientas de grabación de voz o aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams para grabar reuniones, entrevistas o conferencias.

Cualquiera sea el método que elija, la clave es registrar todo en un lugar central, o al menos asegurarse de que eventualmente se almacene allí. Un sistema distribuido, donde las notas están dispersas en múltiples cuadernos, aplicaciones u hojas de papel, dificulta la recuperación y “socava” el propósito de PKM.

Tu herramienta de registro debe ser de fácil acceso, como un cuaderno de bolsillo o una aplicación que se sincronice entre múltiples dispositivos, porque las ideas a menudo surgen cuando menos las esperas, por eso es importante tener un sistema al que puedas cambiar rápidamente. En esta etapa, es posible que no tengas que preocuparte por almacenar perfectamente notas o ideas, ya que tendrás tiempo para hacerlo en la siguiente etapa.

Organizar y recuperar el conocimiento

Este paso garantiza que el conocimiento recopilado esté organizado de manera que sea fácil recuperarlo cuando sea necesario, hacer conexiones significativas y usarlo de manera efectiva. Para organizar o procesar la información de manera efectiva, piense en cómo su yo futuro accedería y comprendería esa información. Un sistema PKM bien organizado hará dos cosas principales:

• Priorizar la relevancia : no vale la pena conservar toda la información. Organizarte te permite filtrar lo que es importante y eliminar el resto.
• Impulsar la acción : el conocimiento organizado es más fácil de comprender y aplicar, ya sea convirtiendo notas de reuniones en tareas prácticas, profundizando el aprendizaje o sintetizando ideas para un proyecto.

Entonces, desea crear una estructura lógica y cohesiva al organizar la información. Este sistema debe adaptarse a sus necesidades y flujo de trabajo individuales. A continuación se presentan algunos enfoques a considerar:

• Carpetas y etiquetas : utilice carpetas o etiquetas para agrupar información relacionada. Por ejemplo, puede organizar notas por proyecto, tema o área de enfoque (por ejemplo, Proyectos de trabajo,
• Desarrollo Personal o Salud y Fitness). Las etiquetas agregan una capa específica para que puedas buscar notas fácilmente por palabra clave.
• Vinculación : utilice herramientas que faciliten la vinculación de notas o ideas (como Obsidian o Logseq). Esto simula la forma en que funciona tu cerebro, creando una red de conexiones que te ayuda a ver las relaciones entre diferentes piezas de conocimiento.
• Agregue contexto relevante : como fecha, hora, ubicación o fuente: proporcione un marco de referencia que pueda ayudarlo a recordar. Además, intenta resumir la información con tus propias palabras, ya que esto te ayudará a involucrarte con el material y también garantizará que realmente comprendas la información.

Cuando organizas tu conocimiento sistemáticamente, creas una estructura lógica que te permite encontrar, recuperar y utilizar información rápidamente. A medida que adquiera más conocimientos y sus necesidades evolucionen, su estructura de PKM se adaptará para acomodar nuevos flujos de trabajo, prioridades y herramientas.

Distribuir y aplicar el conocimiento

La gestión del conocimiento personal realmente cobra vida cuando la información se comparte y se aplica. Una de las formas más efectivas de reforzar lo que has comprendido y aprendido es compartirlo con los demás. Esto puede hacerse mediante la enseñanza, la colaboración con colegas o mediante debates informales.

Más allá de compartir, el valor de un sistema de gestión de conocimiento personal radica en su capacidad para informar sus decisiones y guiar sus acciones. Puede convertir la información almacenada en su sistema PKM en listas de tareas pendientes o en objetivos. Por ejemplo, los correos electrónicos y las notas de reuniones pueden convertirse en tareas procesables, mientras que las notas del cuaderno de liderazgo se pueden utilizar para mejorar la dinámica del equipo.

En última instancia, su sistema de gestión de conocimientos personales puede convertirse en una herramienta poderosa para la resolución creativa de problemas al descubrir conexiones entre ideas aparentemente no relacionadas. Esto le permite descubrir soluciones creativas que no son obvias.

En resumen, un sistema de gestión del conocimiento personal bien diseñado es un marco para capturar, organizar y aplicar el conocimiento para mejorar el aprendizaje, la toma de decisiones y la creatividad. Al integrar estos principios en su rutina, puede convertir ideas dispares en conocimientos significativos y resultados prácticos.