4 scripts para fortalecer Google Sheets

Google Sheets o Google Sheets es una de las herramientas gratuitas más poderosas, que le permite rastrear, analizar o tomar notas de todo lo que pueda imaginar. Sin detenerse allí, puede mejorar sus capacidades con Googe Scripts (Google Script).

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Google Scrips suena complicado y confuso. Puede pensar que implica conocimientos avanzados de programación, pero realmente no lo es. Este artículo le presentará cuatro scripts simples que lo ayudan a personalizar funciones, crear automáticamente gráficos basados ​​en cualquier información, personalizar su menú en Hojas de cálculo de Google e incluso automatizarlo. entrega mensual por correo electrónico.

1. Crea tus propias funciones personalizadas

Crear una funcionalidad personalizada es una de las formas más fáciles de crear un Google Scripts que puede mejorar su experiencia con Google Sheets. Hojas de cálculo de Google ha proporcionado una larga lista de funciones disponibles. Puede ver los más populares haciendo clic en el icono de función en el menú.

Luego haga clic en Más funciones ... para abrir una lista de algoritmos, finanzas, técnicas y más. Sin embargo, Google Scripts le brinda la flexibilidad de crear sus propias fórmulas personales.
Para crear su primera función personalizada, primero deberá abrir el editor de scripts haciendo clic en Herramientas> Editor de scripts.

Debería ver una ventana similar o similar a la siguiente.

Lo que debe hacer es reemplazar lo que está en esta ventana con su propia funcionalidad personalizada. El nombre de la función es el mismo que comenzará a escribir en una celda en Hojas de cálculo de Google después del símbolo "=" para llamar a su fórmula. Una función para convertir Celsius a Fahrenheit se vería así:

función CSTOFH (entrada) {
entrada de retorno * 1.8 + 32;
}

Pegue las funciones anteriores en la ventana de código y luego seleccione Archivo> Guardar , nombre el proyecto "CelsiusConverter" y haga clic en Aceptar.

Eso es todo lo que tienes que hacer. Usted comienza a usar su nueva función escribiendo "=" seguido de su función, con el número ingresado para convertir:

Presiona enter y obtendrás resultados.

2. Crear automáticamente gráficos

Puede tener una nueva hoja de cálculo cada mes con nuevos datos y desea crear automáticamente un nuevo gráfico sin tener que volver a crearlo cada mes. Puede hacerlo creando una función que creará un nuevo gráfico para usted en función de los datos del libro de trabajo actual que ha abierto.

Suponga que es un maestro y que al final del año tiene una hoja de cálculo para cada estudiante con una lista de puntajes mensuales de exámenes:

Lo que desea hacer es ejecutar una sola función en esta tabla que generará automáticamente un gráfico en segundos. El guión se verá así:

función GradeChart () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ();
var sheet = spreadsheet.getSheets () [0];

var gradechart = sheet.newChart ()
.setChartType (Charts.ChartType.LINE)
.addRange (sheet.getRange ('A1: B11'))
.setPosition (5, 5, 0, 0)
.build ();

sheet.insertChart (gradechart);
}

Todo lo que tiene que hacer es abrir la hoja de cálculo de cada alumno y hacer clic en el icono de ejecución en el menú en Google Scripts para crear automáticamente el gráfico.

Cada vez que haga clic en el icono de ejecución, ejecutará el script que creó en la hoja de cálculo "activa" (un libro que ha abierto en la pestaña actual de su navegador).

Para los informes que tiene que crear regularmente, como semanal o mensualmente, este tipo de función de gráficos automáticos realmente puede ahorrarle mucho tiempo, ya que no tiene que volver a crear desde cero. Cuando desee importar datos de gráficos en una nueva hoja de trabajo.

3. Crear menú personalizado

Si no desea que un script genere gráficos automáticamente y desea tener esa funcionalidad al alcance de su mano en el sistema de menús en Hojas de cálculo de Google, puede hacer que eso suceda.

Para crear un menú personalizado, debe darle a la hoja de cálculo un nuevo elemento de menú cada vez que se abre. Puede hacer esto creando una función onOpen () en la ventana del Editor de secuencias de comandos sobre la función Gradechart que acaba de crear.

function onOpen () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive ();
var menuItems = [
{name: 'Crear tabla de calificaciones ...', functionName: 'GradeChart'}
];
spreadsheet.addMenu ('Gráficos', menuItems);
}

Guarde el código y luego vuelva a cargar su hoja de cálculo. Descubrirá que aparece un nuevo elemento de menú con el nombre que especifique en su secuencia de comandos. Haga clic en el menú y verá el elemento del menú para esa función.

Haga clic en el elemento del menú y ejecutará las mismas funciones que cuando hizo clic en el icono de ejecución desde el editor de Google Scripts.

4. Enviar el informe automáticamente

El último script es un script que enviará un correo electrónico desde Google Sheets. Esto puede ser útil si está administrando un gran grupo de personas y tiene que enviar múltiples correos electrónicos sobre el mismo tema. Es posible que haya realizado una revisión de desempeño con cada miembro del equipo y haya registrado sus comentarios de revisión para cada persona en las Hojas de cálculo de Google. Es muy conveniente y ahorra tiempo ejecutar un solo script y las revisiones se enviarán automáticamente a 50 o 60 personas al mismo tiempo sin tener que crear cada correo electrónico y enviarlo individualmente. Ese es el poder de Google Scripting.

De forma similar a como creó los scripts anteriores en este artículo, creará un script para el envío automático de informes yendo al editor de scripts y creando una función llamada sendEmails () , de la siguiente manera: :

función sendEmails () {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
var startRow = 2; // Primera fila de datos para procesar
var numRows = 7; // Número de filas para procesar
var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3)
var data = dataRange.getValues ​​();
para (i en datos) {
var fila = datos [i];
var emailAddress = fila [1]; // Segunda columna
var message = row [2]; // Tercera columna
var subject = "Mis notas de revisión";
MailApp.sendEmail (dirección de correo electrónico, asunto, mensaje);
}
}

Entonces, suponga que tiene la hoja de trabajo organizada como se muestra aquí.

La secuencia de comandos anterior hará todo a través de cada fila en la hoja de cálculo y enviará un correo electrónico a la dirección en la segunda columna con el mensaje que ingresó en la tercera columna.

La función sendEmail en Google Scripts es una de las funciones más potentes en Google Scripts porque abre un mundo de automatización de correo electrónico que nunca antes había considerado.

Si en realidad tiene a alguien más responsable de importar datos en su hoja de cálculo de Google, y si envía automáticamente correos electrónicos basados ​​en los datos ingresados, puede hacer algo como enviar un informe mensual a Jefe, eso realmente nunca necesita abrir el correo electrónico de su cliente. El script puede hacer automáticamente todo el trabajo por usted.

Todas estas características de Google Scripts le mostrarán que con solo unas pocas líneas de código simples, Google Scripts tiene derecho a automatizar parte o la totalidad de las Hojas de cálculo de Google. Estas automatizaciones pueden configurarse para ejecutarse según lo programado o cuando quiera habilitarlas. De cualquier manera, le brindan una manera de automatizar mucho trabajo sin gastar mucho esfuerzo y tiempo.