Gmail es actualmente un método popular de comunicación e intercambio en el trabajo o en la vida diaria. Cuando trabajas con Gmail para el trabajo, definitivamente hay algunos errores básicos que debes evitar. A continuación se muestran algunos errores al utilizar Gmail en el trabajo que definitivamente debes evitar.
Envíe archivos confidenciales sin cifrar
Sigue siendo una buena práctica cifrar manualmente los archivos adjuntos de correo electrónico si contienen información confidencial o sensible. Puedes simplemente comprimir esos archivos con aplicaciones como WinZip. Luego puedes enviarle al destinatario la contraseña del archivo ZIP para que pueda abrirlo.
Haga clic en “Responder a todos” para recibir un correo electrónico masivo.
Cuando reciba un correo electrónico de toda la empresa, verá muchas direcciones de correo electrónico en el campo CC. Si quieres responder a ese correo electrónico de la empresa, debes tener mucho cuidado porque si presionas el botón Responder a todos, copiará a todos en la lista.
Utilizar el correo electrónico de la empresa para uso personal
Nunca utilices el correo electrónico de tu empresa para fines personales, incluso si es entre tú y otro colega. Lo mejor es hablar con la persona en privado o usar tu dispositivo y una aplicación de mensajería cifrada de extremo a extremo.
No utilice la función CCO
Hay dos tipos de funciones CC y la que más debes utilizar es CCO. La función CCO le permite enviar un correo electrónico a varias personas sin que los destinatarios vean a las otras personas en la lista.
Si está enviando correos electrónicos masivos a clientes, definitivamente debe incluir en copia oculta ese correo electrónico.
Comprender las políticas de gestión del correo electrónico corporativo
Algunas empresas tienen una línea de política de gestión de correo electrónico adicional en letra pequeña en la parte inferior de cada correo electrónico que envía desde su cuenta de la empresa. Esta es la política legal de la empresa con respecto al correo electrónico que debe seguir y también establece que el contenido del correo electrónico es propiedad de la empresa. Lea atentamente este contenido de gestión y sígalo para evitar infracciones.
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