9 maneras de solucionar problemas de impresión de documentos de Microsoft Word

Imprimir en Word puede ser un proceso sencillo, pero a veces pueden surgir problemas. Texto faltante, márgenes desalineados o páginas enteras que no se imprimen pueden interrumpir su trabajo. Afortunadamente, la mayoría de estos problemas tienen soluciones fáciles.

Tabla de contenido

• 1. Asegúrese de que la impresora esté funcionando
• 2. Imprimir otros documentos de Microsoft Word
• 3. Imprimir documentos en otros formatos
• 4. Compruebe si hay problemas con Windows
• 5. Problema de relación de páginas de impresión
• 6. Comprueba si hay texto oculto
• 7. Marque la opción de impresión de datos del formulario
• 8. Imprimir directamente en la impresora
• 9. Reparar el paquete Microsoft Office

1. Asegúrese de que la impresora esté funcionando

Puede parecer obvio, pero obtener un diagnóstico adecuado es siempre la mejor manera de comenzar. Antes de buscar cualquier solución, es mejor descartar primero cualquier problema con la impresora. Para ello, puede imprimir una página de prueba en su PC siguiendo los siguientes pasos:

• Presione Win + I para abrir la aplicación Configuración .
• Vaya a Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres .
• Seleccione la impresora que está utilizando y haga clic en el botón Imprimir página de prueba .

Si su impresora tiene problemas, consulte nuestra guía sobre qué hacer cuando su impresora deja de funcionar . Sin embargo, si la página de prueba se imprime correctamente, continúe con los siguientes pasos de solución de problemas para resolver el problema.

2. Imprimir otros documentos de Microsoft Word

A veces, los problemas con el documento pueden provocar que Word no se imprima correctamente. Afortunadamente, Word tiene una función útil que le permite reparar su documento fácilmente.

Para utilizar esta función, vaya a Archivo > Abrir > Explorar y seleccione el archivo de Word que no se imprime correctamente. Luego, haga clic en la flecha pequeña al lado del botón Abrir y seleccione Abrir y reparar . Espere a que Word repare y abra el archivo, luego intente imprimir nuevamente.

Alternativamente, puede crear un nuevo documento de Word y copiar todo el contenido del archivo original en él. Si esto resuelve el problema, significa que el error de impresión se ha aislado en el documento original.

3. Imprimir documentos en otros formatos

Esta es una solución temporal, pero puede ser útil si tienes prisa y no tienes tiempo para comprobar qué está causando el problema. Simplemente guarde el documento de Word como PDF e imprímalo. El formato PDF conserva el formato y el diseño del documento, lo que garantiza que este aparecerá exactamente como se desea cuando se visualice o imprima.

Para convertir un archivo de Word a PDF, presione F12 para abrir el cuadro de diálogo Guardar como . En el menú desplegable Guardar como tipo , seleccione PDF y haga clic en Guardar. Su documento se guardará como un archivo PDF y se abrirá automáticamente después de guardarlo. Luego intente imprimir nuevamente y vea si funciona.

4. Compruebe si hay problemas con Windows

Tanto Windows 10 como 11 tienen herramientas de solución de problemas de impresora que pueden encontrar y solucionar automáticamente problemas comunes. Por lo tanto, debes ejecutar esta herramienta si aún tienes problemas con la impresión de Word. Estos son los pasos a seguir:

• Presione Win + I para abrir la aplicación Configuración.
• Vaya a Sistema > Solucionar problemas > Otros solucionadores de problemas .
• Haga clic en el botón Ejecutar junto a Impresora y siga las instrucciones en pantalla.

Si el problema persiste después de ejecutar el solucionador de problemas de la impresora, es posible que el problema esté relacionado con el controlador de la impresora en su PC.

5. Problema de relación de páginas de impresión

Un problema de impresión menos común pero molesto en Word es cuando las páginas se imprimen en solo una fracción de su tamaño real. Esto suele ocurrir porque los factores de escala están configurados incorrectamente en la configuración de impresión. Esto es lo que puedes hacer para solucionarlo.

• En Word, presione Ctrl + P para abrir la página Imprimir .
• Haga clic en la opción Propiedades de la impresora debajo de la impresora.
• En la pestaña Configurar página , marque la opción Escala manual y ajuste la Escala al 100% .
• Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Esto hará que las páginas se impriman en tamaño completo, con el texto y los gráficos ocupando toda la página.

6. Comprueba si hay texto oculto

Microsoft Word ofrece la opción de ocultar texto en un documento. Este texto oculto funciona de manera similar a las marcas de formato, como espacios, saltos de línea y caracteres de tabulación: ocupa espacio en la página, pero no aparece cuando se imprime o se ve en la pantalla. A veces, el texto oculto puede ser la razón por la que faltan ciertas partes de un documento al imprimirse, aunque sean visibles en la copia digital.

Si sospecha que el texto oculto puede estar causando problemas de impresión, aquí le mostramos cómo verificar y mostrar cualquier contenido oculto en un documento de Microsoft Word:

• En Word, vaya a Archivo > Opciones .
• Seleccione la pestaña Pantalla y desmarque la opción Texto oculto .
• Haga clic en Aceptar y vuelva a imprimir el documento.

7. Marque la opción de impresión de datos del formulario

Otro problema de impresión común en Word ocurre cuando los bordes de las tablas u otros elementos del documento no aparecen en la versión impresa, aunque sean visibles en la pantalla. Aquí le mostramos cómo solucionar este problema.

• En su documento de Word, vaya a Archivo > Opciones .
• Cambie a la pestaña Avanzado .
• Desplácese hacia abajo y desmarque la opción Imprimir solo los datos de un formulario . Luego haga clic en Aceptar .

8. Imprimir directamente en la impresora

Cuando imprime directamente en una impresora, Word omite el administrador de impresión y envía el documento directamente a la impresora. Esto puede ayudar a resolver problemas como demoras en la impresión, páginas faltantes o formato incorrecto que pueden ocurrir cuando el administrador de trabajos de impresión procesa previamente los documentos.

Para imprimir directamente en una impresora en Word:

• Abra el Panel de control utilizando el menú de búsqueda.
• Haga clic en Dispositivos e impresoras .
• Haga clic derecho en la impresora y seleccione Propiedades de la impresora .
• Vaya a la pestaña Avanzadas y marque la opción Imprimir directamente en la impresora .
• Haga clic en Aceptar .
• Intente imprimir el documento de Word nuevamente.

9. Reparar el paquete Microsoft Office

Si ha probado todas las soluciones anteriores y el problema persiste, o si tiene problemas similares con otras aplicaciones de Office, puede intentar usar la herramienta de reparación de Office. Esta herramienta escaneará todas las aplicaciones de Office, incluido Word, en busca de posibles problemas y los reparará automáticamente. Aquí te explicamos cómo ejecutarlo.

• Presione Win + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar .
• Escriba appwiz.cpl en el cuadro de texto y presione Entrar .
• Busque el paquete Microsoft Office, haga clic derecho sobre él y seleccione Cambiar .
• Seleccione la opción Reparación en línea y haga clic en Reparar.

Espere a que se ejecute la herramienta de reparación y luego intente imprimir desde Word nuevamente.

Cuando has pasado horas trabajando en un documento, puede resultar frustrante que Word no imprima correctamente. Con suerte, ese será el caso y uno de los consejos anteriores le ayudará a resolver su problema de impresión de Word.