Cómo agregar Gemini para mejorar tu experiencia en Hojas de cálculo de Google

¿Estás cansado de pasar horas creando hojas de cálculo e ingresando datos manualmente? Te alegrará saber que puedes usar las funciones de creación de Gemini con Google Sheets  para automatizar tareas y mejorar tu experiencia general.

Tabla de contenido

• Cómo acceder a Gemini en Hojas de cálculo
• 5 maneras de usar Gemini para optimizar Hojas de cálculo de Google
  • 1. Exportar respuestas de Gemini a Hojas de cálculo
  • 2. Crea plantillas personalizadas con "Ayúdame a organizar".
  • 3. Crea fórmulas en Hojas de cálculo usando Gemini
  • 4. Utilice Gemini para resumir hojas de cálculo y brindar ayuda
  • 5. Accede a la información de Gmail y Drive
• ¿Cómo puede Gemini para Google Sheets mejorar la productividad?
  • 1. Gran comienzo para organizar actividades.
  • 2. Clasificación y análisis de datos
• Limitaciones de Gemini para Hojas de cálculo de Google

Cómo acceder a Gemini en Hojas de cálculo

Puedes usar Gemini directamente en aplicaciones de Workspace como Gmail, Docs, Drive y Sheets. Esta integración le permite utilizar Gemini como asistente personal en Sheets para automatizar diversas tareas, como la creación de tablas. También puede guiarlo a través del uso de fórmulas de Hojas de cálculo, ahorrándole tiempo para otras tareas esenciales.

Gemini tiene un plan gratuito que permite la interacción con chatbots así como extensiones de Gemini Workspace dentro de su interfaz. Pero necesitarás actualizar a un plan premium para acceder a esta integración en Hojas de cálculo y otras herramientas del espacio de trabajo. Afortunadamente, es posible probar esta integración de forma gratuita durante un mes, a través del plan Google One AI Premium.

Entonces, ¿qué es Google One y por qué debería usarlo ? Este servicio premium le brinda acceso a una variedad de funciones, incluidas Gemini Advanced, Gemini en aplicaciones de Workspace (incluidas Hojas de cálculo), 2 TB de almacenamiento en la nube, funciones de edición de Google Photos y más. Visita el sitio web de Google One AI Premium y sigue las instrucciones para registrarte en una prueba gratuita para obtener acceso a Gemini en Sheets.

5 maneras de usar Gemini para optimizar Hojas de cálculo de Google

1. Exportar respuestas de Gemini a Hojas de cálculo

Si utiliza regularmente Gemini para extraer información de otras fuentes como Gmail u organizar datos en formato de tabla, puede utilizar la opción Exportar a hojas de cálculo en Gemini. Esta opción convertirá las respuestas de Gemini en formato de tabla a Hojas de cálculo, lo que ahorrará mucho tiempo. Tener estos datos en Hojas de cálculo hace que sea más fácil editarlos o colaborar con otros.

A continuación se explica cómo exportar las respuestas de Gemini a Hojas de cálculo:

• Abra su navegador y vaya al sitio web de Gemini.
• Asegúrate de iniciar sesión con la misma cuenta de Google que usas para la aplicación Workspace.
• Escriba el mensaje en el cuadro de texto. Esto podría ser cualquier cosa, desde un plan de marketing hasta un análisis de datos de ventas. Tenga en cuenta que la opción Exportar a hojas solo estará disponible para las respuestas en formato de tabla. Sin embargo, asegúrese de solicitarle a Gemini que proporcione comentarios en forma de tabla, por ejemplo:

Cree un plan de alimentación para un hombre de 50 años que pesa 220 libras. Este plan de alimentación debe incluir una gama diversa de alimentos saludables para proporcionar los nutrientes necesarios para una buena salud. Organice esta información en una tabla. 

• Desplácese hasta la parte inferior de la tabla y haga clic en la opción Exportar a hojas . Tomará unos segundos crear la hoja de cálculo en Hojas de cálculo. Haga clic en Abrir hojas en la ventana emergente en la esquina inferior izquierda de la pantalla para iniciar Hojas.

• Ahora puedes editar datos en Hojas de cálculo.

2. Crea plantillas personalizadas con "Ayúdame a organizar".

Uno de los problemas más frustrantes al crear hojas de cálculo es el tiempo y el esfuerzo que se requieren para formatear los datos correctamente. Para automatizar este proceso, puede utilizar la función Ayúdame a organizar de Gemini para crear plantillas personalizadas basadas en indicaciones. Esto proporciona un buen punto de partida que luego puedes personalizar a tu gusto.

A continuación, se explica cómo utilizar la función Ayúdame a organizar de Gemini en Hojas de cálculo:

• Vaya a Hojas de cálculo de Google en su navegador y abra una hoja de cálculo en blanco.
• Haz clic en el ícono Ayúdame a organizar ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla (a la derecha de la opción Buscar ). Esto abrirá un panel lateral en el lado derecho de la hoja de cálculo donde podrá escribir el mensaje.
• Escriba el mensaje y haga clic en el botón Crear . Esto podría ser una lista de inventario, un rastreador de presupuesto o incluso un plan de ejercicios, por ejemplo:

Create a home workout plan to help me build my chest muscles

• Gemini generará una plantilla basada en la solicitud, con columnas y filas precompletadas. Haga clic en el botón Insertar debajo de la hoja de cálculo para utilizar la plantilla.
• Ahora puedes editar la plantilla a tu gusto.
• Como puedes ver en este ejemplo, Gemini en Sheets puede ser útil cuando tienes una idea del tipo de hoja de cálculo que quieres crear pero necesitas ayuda para comenzar. Sin embargo, cuantos más detalles proporcione en la solicitud, más adaptada será la plantilla a sus necesidades específicas.

3. Crea fórmulas en Hojas de cálculo usando Gemini

Las fórmulas en Hojas de cálculo de Google te ayudan a realizar cálculos en hojas de cálculo. Pero en lugar de crear las tuyas propias, puedes usar Gemini en Hojas de cálculo para crear fórmulas personalizadas basadas en indicaciones o datos de tu hoja de cálculo.

A continuación se explica cómo utilizar Gemini en Hojas de cálculo para crear una fórmula:

• Crea una hoja de cálculo o utiliza la función Ayúdame a organizar para crear una plantilla, por ejemplo:

Crear un inventario para una tienda de moda incluyendo precios unitarios 

• Haz clic en el ícono Ask Gemini en la esquina superior derecha de la pantalla (a la izquierda del ícono de perfil).
• Pídele a Gemini que genere una fórmula ingresando tu solicitud en el panel lateral, por ejemplo:

Cree una fórmula para calcular la cantidad total de inventario de todos los productos de la tabla. 

• Seleccione una celda y haga clic en el icono Insertar debajo de la fórmula para agregarla a la hoja de cálculo.

4. Utilice Gemini para resumir hojas de cálculo y brindar ayuda

Si alguna vez tuvo problemas para comprender una hoja de cálculo compleja, Gemini podría ser la solución que necesita. Puede ayudar a resumir información importante en una hoja de cálculo o mostrarle cómo usar funciones específicas en Hojas de cálculo de Google.

• Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en el ícono de Ask Gemini y escribir la pregunta, por ejemplo:

Explica esta hoja de cálculo como si tuviera 5 años. 

• Si necesita ayuda con una función específica de Hojas de cálculo, puede escribir su pregunta en el cuadro de texto, por ejemplo:

¿Cómo puedo eliminar duplicados en esta hoja de cálculo? 

5. Accede a la información de Gmail y Drive

Si necesita información de su cuenta de Gmail o Google Drive mientras trabaja en una hoja de cálculo, no tendrá que cambiar constantemente entre distintas aplicaciones. Gemini en Hojas de cálculo te permite acceder a la información de Gmail y Drive directamente desde el panel lateral. Esto puede ser útil cuando necesitas consultar un correo electrónico o documento específico mientras trabajas en tu hoja de cálculo.

A continuación se explica cómo usar Gemini en Hojas de cálculo para acceder a Gmail o Drive:

• Abra la hoja de cálculo y haga clic en el ícono Preguntar a Gemini para abrir el panel lateral.
• Escriba el mensaje en el cuadro de texto. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• • Dame un resumen de todos los correos electrónicos que recibí esta semana.
  • Enumere todas las tareas en [Insertar nombre de archivo] en Drive.
  • Resumir los puntos clave en las notas de la reunión de [Insertar nombre de archivo] en Drive.
• Haga clic en Fuentes debajo de la respuesta para ver el correo electrónico o documento relacionado en Drive.

Es importante tener en cuenta que Gemini, al igual que otras herramientas de IA, no siempre da respuestas precisas. Siempre debes verificar la información que proporciona esta herramienta, especialmente cuando se trata de datos sensibles o importantes.

¿Cómo puede Gemini para Google Sheets mejorar la productividad?

Aquí hay dos formas en las que puedes beneficiarte al acceder a Gemini en Hojas de cálculo de Google.

1. Gran comienzo para organizar actividades.

Con Gemini para Google Sheets, puedes crear hojas de cálculo basadas en tus indicaciones. No necesitas formatear ninguna celda ni ingresar datos para que el chatbot de IA cree un plan personalizado para tus actividades.

Ya sea que desee crear un formulario de ingreso de datos, un plan de gestión de presupuesto o un sistema de seguimiento de objetivos, todo lo que tiene que hacer es describir lo que desea lograr y Gemini creará un plan para ayudarlo a comenzar. Por supuesto, puede editar las columnas para que se ajusten mejor después de insertar la tabla creada.

2. Clasificación y análisis de datos

Gemini for Sheets puede ayudarle a categorizar y analizar datos. Los chatbots pueden comprender el contexto de los datos y etiquetar las celdas relevantes. También puede sugerir opciones de autocompletar, detectar entradas duplicadas y validar tipos de datos en Hojas de cálculo de Google, quitándole de encima la carga de ingresar datos.

Con sus herramientas de análisis, Gemini puede sugerir fórmulas, filtros, funciones y tablas dinámicas relevantes. Esto le ayudará a analizar los comentarios de los usuarios, los datos de las encuestas y los resultados de las pruebas. De hecho, las sugerencias de fórmulas de Gemini son tan útiles que puedes dejar de escribir fórmulas en Hojas de cálculo de Google y dejar que Gemini haga el trabajo.

Limitaciones de Gemini para Hojas de cálculo de Google

En la pestaña Gemini en Hojas de cálculo, hay una advertencia que indica que Gemini for Workspace "puede mostrar información inexacta". Esto podría deberse a la forma en la que formulaste la solicitud o a que el asistente de IA no tiene una plantilla similar a la que solicitaste.

Una buena forma de aprovechar al máximo Gemini para Hojas de cálculo de Google es asegurarse de que sus indicaciones estén siempre bien redactadas, con las descripciones y palabras clave adecuadas. Sin embargo, dado que Gemini es una herramienta de IA, a veces producirá resultados inesperados o irrelevantes, a menudo denominados alucinaciones de IA. Siempre existe la posibilidad de que el contenido que genera sea inapropiado, inexacto o irrelevante.

Gemini para Hojas de cálculo de Google es solo una herramienta para ayudarte, así que no confíes únicamente en la información que proporciona. Revise siempre cuidadosamente todo el contenido creado antes de insertarlo en su hoja de cálculo. Además, deberías considerar proporcionar comentarios para que Google pueda mejorar su asistente de inteligencia artificial.

Gemini en Hojas de cálculo es una herramienta útil que puede hacer que tu experiencia en Hojas de cálculo sea más eficiente. ¡Pruébelo y vea cómo puede ayudarlo en su próximo proyecto!