Cómo alfabetizar en Excel

Encontrar datos en una hoja de cálculo puede ser una pesadilla si no se organiza de manera eficiente. Afortunadamente, las hojas de cálculo de Microsoft Excel brindan a los usuarios una forma de organizar y alfabetizar en orden ascendente o descendente. También puede especificar la alfabetización en filas o columnas.

Si bien es posible que la alfabetización no funcione con algunos datos, puede hacer maravillas para optimizar la información que contiene nombres, direcciones y categorías.

El siguiente artículo analizará las diferentes formas y métodos de alfabetizar sus datos en Excel.

Alfabetizar una columna en Microsoft Excel

Puede utilizar la opción de clasificación rápida en Excel para ordenar sus datos en orden ascendente o descendente. Este método permite que su tabla siga siendo completa y completa al mover los datos a las columnas apropiadas. Encuentre la preferencia de clasificación rápida que se describe a continuación:

1. Abra la hoja de cálculo de Microsoft Excel.
   
2. Elija la columna que contiene los datos que desea ordenar alfabéticamente y seleccione el encabezado de esa columna específica.
   
3. Vaya a la cinta en la parte superior de la pantalla y seleccione la pestaña "Datos".
   
4. Seleccione "Ordenar y filtrar".
   
5. Si desea ordenar sus datos en orden ascendente, seleccione la opción "ZA" (Z a A). Si desea ordenar sus datos en orden descendente, seleccione la opción "AZ" (A a Z).
   

Luego de lo anterior, todos los datos de tu hoja de cálculo quedarán ordenados alfabéticamente según la opción que hayas elegido (ascendente o descendente).

Alfabetizar una fila en Microsoft Excel

La opción de clasificación rápida le permite ordenar sus datos en columnas, pero no se detiene ahí. También puedes ordenar los datos y ordenarlos alfabéticamente en una fila. Esta opción es bastante similar a los pasos para alfabetizar en columnas, con la diferencia de un paso adicional:

1. Inicie su hoja de cálculo en Microsoft Excel.
2. Elija la tabla con los datos que desea ordenar alfabéticamente y haga clic en toda la tabla, excluyendo el encabezado de la tabla.
   
3. Seleccione la pestaña "Datos" de la cinta de la hoja de cálculo.
   
4. Vaya a "Ordenar y filtrar" y seleccione "Ordenar".
   
5. Una vez que estés en la ventana "Ordenar", ve a la parte superior de la pantalla y selecciona "Opciones".
   
6. Haga clic en "Ordenar de izquierda a derecha" y luego confirme la acción.
   
7. Seleccione "Ordenar" para ver otra tabla desplegable y luego haga clic en "A a Z" o "Z a A" para completar el orden alfabético de su fila.
   

Ordenar alfabéticamente sus datos en Excel mediante el botón Filtro

Este artículo describe la opción de clasificación rápida para ordenar alfabéticamente sus datos. Sin embargo, puede utilizar otro método a través del botón "Filtro". El enfoque de filtro ofrece más comodidad ya que combina todas las opciones y simplemente espera su confirmación. Es mucho más rápido y requiere menos pasos:

1. Abra la hoja de cálculo con el conjunto de datos que desea ordenar alfabéticamente.
2. Seleccione los encabezados de columna del conjunto de datos para filtrar.
   
3. Vaya a la parte superior de la pantalla y seleccione la pestaña "Datos" y la opción "Filtro".
   
4. Verá una pequeña flecha desplegable (en la esquina inferior derecha) en cada encabezado de columna que seleccionó.
   
5. Seleccione estas flechas para ver otro menú desplegable.
   
6. Elija la opción que prefiera para ordenar alfabéticamente sus datos.

Uso de la función "ORDENAR" para ordenar alfabéticamente sus datos

Existe una forma adicional de ordenar alfabéticamente sus datos: utilizando la función “ORDENAR”. Este método puede parecer un poco desalentador al principio, pero es bastante sencillo una vez que dominas los pasos. Sin embargo, es importante comprender qué significa cada componente y qué representa antes de continuar con los pasos.

La función “CLASIFICAR” se compone de:

• Matriz: esto se aplica al rango que desea ordenar.
• sort_index1: esto se refiere a la fila o columna específica que desea organizar.
• sort_order1: esto se aplica al orden deseado en el que desea ordenar sus datos (por ejemplo, orden ascendente o descendente).
• sort_index2: esto se aplica a la columna que desea organizar agregando más niveles.
• sort_order2: esto se aplica a la organización de clasificación para el Nivel 2.

Al utilizar la función ORDENAR, es importante tener en cuenta que todos los componentes anteriores son opcionales excepto la matriz. Si no especifica un orden de clasificación en particular, puede agregar tantos niveles como desee, con un máximo de 128. Excel los ordenará en orden ascendente de forma predeterminada.

Preguntas frecuentes

¿Existe un atajo para ordenar los datos alfabéticamente en Microsoft Excel?

Sí. Si desea ordenar sus datos alfabéticamente, use el acceso directo "Alt + Shift + S" para acceder al cuadro "Ordenar cuadro de diálogo". Elija la columna que desea organizar y el orden en el que desea organizar sus datos. Una vez que se complete este paso, puede confirmar haciendo clic en "Aceptar".

Nos encanta sobresalir

Intentar encontrar datos pertinentes en hojas de cálculo puede ser una tarea frustrante y que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, Microsoft Excel ha simplificado las opciones de clasificación para sus usuarios. Desde filtrado básico hasta métodos más avanzados, puede elegir el nivel de clasificación que se ajuste a sus preferencias. Y si te sientes particularmente aventurero o quieres ser un maestro de Excel, puedes probar el método "ORDENAR". ¡Solo asegúrate de guardar una copia primero, por si acaso!

¿Cuál es tu método favorito para ordenar y filtrar hojas de cálculo? ¿Sigues el método probado y verdadero de la cinta o utilizas técnicas más avanzadas? Cuéntanoslo en la sección de comentarios a continuación.