Te dices a ti mismo que lo escribirás más tarde, pero luego lo olvidas. Esto se debe a que la memoria no es confiable, especialmente cuando la vida se vuelve ajetreada. Un buen hábito de memoria comienza con recordatorios: llegan en el momento adecuado para capturar esos pensamientos fugaces.
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Estamos constantemente bombardeados con información y otras distracciones: notificaciones, correos electrónicos, anuncios y la atracción constante de las redes sociales. Esta inundación constante distrae nuestra atención y hace que sea fácil olvidar tareas, ideas o compromisos importantes. Peor aún, las grandes ideas a menudo surgen cuando menos las esperamos.
El hábito de llevar un diario se inspiró en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen, que enfatiza la importancia de poner las tareas e ideas en un sistema confiable tan pronto como vienen a la mente para liberar espacio mental.
Aunque se originó a partir de GTD, el registro en diario es flexible y puede incorporarse a cualquier sistema de productividad.
Sin embargo, un buen hábito de tomar notas no consiste en anotar ideas y tareas pendientes en cuadernos, notas adhesivas o aplicaciones al azar. Ese enfoque a menudo conduce al caos y a la pérdida de detalles. En cambio, es el acto deliberado y consistente de trasladar todo a un sistema externo confiable que se adapte a su estilo de vida y flujo de trabajo.
Esto garantiza que todo se almacene en una ubicación central, lo que facilita el acceso, la organización y la acción en el momento adecuado. La aplicación Recordatorios de Apple es una excelente herramienta que puedes usar como un sistema externo confiable para anotar elementos rápidamente y mejorar tu sistema de gestión de conocimiento personal.
¿Por qué? En primer lugar, es gratuito e intuitivo, lo que lo hace accesible para cualquier persona con un dispositivo Apple. En segundo lugar, se sincroniza en todos tus dispositivos Apple, por lo que puedes anotar ideas en tu iPhone mientras viajas y organizarlas más tarde en tu Mac. En tercer lugar, su simplicidad permite agregar tareas o notas rápidamente sin atascarse en funciones innecesarias.
Para aprovechar al máximo el potencial de Recordatorios para anotar elementos rápidamente, es importante configurarlo para un uso óptimo. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
Las listas en la aplicación Recordatorios son una excelente manera de organizar y categorizar tareas relacionadas. El primer paso para iniciar el proceso es crear una lista de Captura o Bandeja de entrada dedicada, o mejor aún, cambiar el nombre de la lista de Recordatorios predeterminada.
Este paso es esencial porque la lista de Recordatorios predeterminada es donde se agregan automáticamente las tareas al usar Siri u otros métodos. Por lo tanto, si bien puedes crear otras listas personalizadas para registrar elementos, tus tareas no se registrarán allí automáticamente.
Cambiar el nombre de la lista de Recordatorios predeterminada a algo como Bandeja de entrada o Capturar ayuda a aclarar su propósito y facilita su integración en su flujo de trabajo.
A continuación se explica cómo cambiar el nombre de la lista de recordatorios predeterminada:
Una vez configurada su lista de captura , se convierte en un lugar de almacenamiento temporal para todas las tareas e ideas entrantes y pendientes. Piense en esta lista como un contenedor digital donde puede mover rápidamente todo lo que le venga a la mente sin preocuparse por la organización inmediata.
En el futuro, cada vez que uses Siri, el widget Recordatorios, una hoja compartida o cualquier otro método para agregar tareas, se agregarán automáticamente a tu Bandeja de entrada o lista de Captura . Desde allí, puedes revisarlos y organizarlos en listas apropiadas durante tus sesiones de revisión diarias o semanales.
El propósito de registrar tareas e ideas es trasladarlas de tu mente a un sistema confiable para que puedas concentrarte en lo más importante. Sin embargo, teniendo en cuenta que aún puedes olvidarte de esos elementos registrados y terminar perdiendo la fecha límite, el sistema solo funciona si vuelves constantemente a revisar y organizar lo que has registrado.
Por eso es importante programar un proceso de revisión diaria o semanal para mantener tu lista de tareas pendientes en orden.
Esta revisión le permite revisar los elementos registrados, aclarar su propósito y organizarlos en sus respectivas categorías o proyectos. También permite establecer plazos, asignar tareas o eliminar elementos que ya no sean relevantes.
La frecuencia de las revisiones dependerá de su flujo de trabajo y la cantidad de trabajo que maneje. Puede preferir una revisión diaria rápida o elegir una revisión semanal más completa para la planificación. Sea cual sea tu preferencia, lo importante es elegir un día y una hora constantes para evaluar y mantenerlos.
A continuación te explicamos cómo programar revisiones diarias o semanales en la aplicación Recordatorios:
Al configurar recordatorios de revisión regulares, crea una rutina estructurada que lo ayuda a procesar y organizar los elementos registrados de manera consistente. Esto también le permite mantener un sistema de registro ordenado y organizado, reduciendo el desorden mental y abordando cada día o semana con confianza.
La velocidad es importante cuando se trata de registrar tareas e ideas: debes agregar elementos a los recordatorios lo más rápido posible para evitar olvidarlos. Recordatorios ofrece varias formas de registrar elementos fácilmente, entre ellas:
Si bien Recordatorios actualmente no ofrece un acceso directo para todo el sistema (como el acceso directo de Entrada rápida de OmniFocus) para agregar tareas rápidamente, Spotlight ofrece una alternativa decente. Si bien este método implica algunos pasos adicionales en comparación con el acceso directo dedicado, sigue siendo una forma confiable de abrir rápidamente Recordatorios y comenzar a grabar tareas.
Para abrir Recordatorios usando Spotlight, presione Comando + Espacio en su Mac, luego escriba Recordatorios y presione Enter para abrir la aplicación y agregar su tarea.
Siri es una de mis formas favoritas de anotar elementos en recordatorios, especialmente cuando tengo las manos ocupadas. Simplemente activa Siri diciendo: Hola Siri, seguido de tu tarea. Por ejemplo:
Si ha cambiado el nombre de la lista Recordatorios predeterminada a Capturar o Bandeja de entrada (como se describe arriba), cualquier tarea agregada a través de Siri irá automáticamente directa a esta lista.
Agregar widgets interactivos a su escritorio Mac crea accesos directos visuales que le brindan acceso fácil a sus herramientas favoritas. Agregar el widget Recordatorios a su escritorio le permitirá ver, verificar y abrir aplicaciones rápidamente.
Para agregar el widget Recordatorios al escritorio de su Mac, mantenga presionada la tecla Control y haga clic en el fondo de pantalla del escritorio y seleccione Editar widgets para abrir el navegador de widgets. Busca Recordatorios , luego elige el tamaño del widget que desees y arrástralo a tu escritorio.
Si bien el widget Recordatorios le permite principalmente ver y verificar las tareas completadas directamente, también puede hacer clic en el widget para abrir rápidamente la aplicación Recordatorios y agregar nuevos elementos como de costumbre.
Los buenos hábitos de tomar notas son un truco de productividad que puede ayudarte a recuperar claridad mental y concentrarte en lo que más importa. Con estos consejos, podrás utilizar fácilmente la aplicación Recordatorios para tomar notas y organizar tareas en tu Mac.
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