Cómo usar Pasos rápidos en Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es la aplicación de correo electrónico favorita de todos. Fácil de usar, tiene muchas funciones que mejoran la productividad y que se utilizan comúnmente en entornos corporativos. A menudo realizas acciones repetitivas a lo largo del día en Outlook.

Afortunadamente, Microsoft ha incluido una práctica función de productividad llamada Pasos rápidos para ayudar a automatizar una serie de pasos. Continúe leyendo para saber qué son los Pasos rápidos y cómo aprovecharlos al máximo para trabajar de manera más eficiente en Outlook.

¿Qué son los pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Pasos rápidos es una función de productividad fácil de usar incluida en Outlook 2013 y versiones posteriores. Esta función le permite automatizar rápidamente una serie de acciones repetitivas. Automatizar estas tareas tiene el beneficio adicional de facilitar la gestión de varios buzones a la vez, al tiempo que le ahorra mucho tiempo cada día.

Puede utilizar Pasos rápidos para diferentes situaciones. Un caso de uso cotidiano podría ser mover automáticamente un correo electrónico a una carpeta específica y, al mismo tiempo, reenviar el correo electrónico a un colega y marcarlo como importante con solo un clic.

De forma predeterminada, Microsoft Outlook le proporciona algunas acciones rápidas de uso común. Puede usarlos tal como están o personalizar los Pasos rápidos predeterminados según sus necesidades. Si eso no es suficiente, puedes crear un paso rápido personalizado para mejorar tu flujo de trabajo de rutina.

Utilice los pasos rápidos predeterminados en Microsoft Outlook

En Microsoft Outlook, puedes usar fácilmente los Pasos rápidos predeterminados sobre la marcha. Hay cuatro pasos rápidos predefinidos en Outlook (como parte de Office 365): Mover a, Al administrador, Correo electrónico del equipo y Responder y eliminar .

Necesitará configurar estos elementos con las direcciones de correo electrónico de los destinatarios correctos y las carpetas preferidas antes de poder usarlos por primera vez. Para utilizar Mover a , siga los pasos a continuación:

• Desde la pestaña Inicio , haga clic en Mover a en la sección Pasos rápidos .

• En el cuadro de diálogo Configuración inicial , seleccione la carpeta donde desea mover el correo electrónico y cambie el nombre del paso rápido si es necesario.
• Haga clic en Guardar y estará listo para mover correos electrónicos rápidamente.
• Seleccione el correo electrónico que desea mover a otra carpeta y haga clic en Paso rápido guardado en la pestaña Inicio . Outlook moverá directamente el correo electrónico a la carpeta configurada.

Puede configurar otros pasos rápidos predeterminados de manera similar. También te puede interesar aprender cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook en tu computadora .

Cómo crear un paso rápido personalizado en Microsoft Outlook

Si descubre que los pasos rápidos predeterminados no se adaptan a su flujo de trabajo, puede crear fácilmente un paso rápido personalizado. Puede ser una acción simple, como eliminar o reenviar un correo electrónico, o una serie de acciones, como reenviar un correo electrónico a un colega y luego moverlo a una carpeta dedicada.

Una vez configurado, puede automatizar estas tareas exigentes con solo un clic. Este ejemplo creará un paso rápido personalizado en Microsoft Outlook:

• Mover el correo electrónico a otra carpeta
• Marcar correo electrónico como no leído
• Reenviar correo electrónico a un colega
• Marcar el correo electrónico como importante

Así es como lo configuraremos:

• Seleccione la opción Crear nuevo en el grupo de pestañas Pasos rápidos en Inicio .

• Nombre su paso rápido en el campo Nombre (por ejemplo, lo llamaremos Demo ).
• En la lista desplegable de la sección Acciones , primero seleccione Mover a carpeta y especifique la carpeta de destino.
• Haga clic en el botón Agregar acción y seleccione Marcar como no leído .
• Nuevamente, haga clic en Agregar acción para configurar el reenvío de correo electrónico y seleccione Reenviar .
• En el campo Para… , ingrese la dirección de correo electrónico a la que desea reenviar el correo electrónico o seleccione una dirección de su libreta de direcciones.

• Por último, haga clic en Agregar acción para ponerlo en estado de bandera.
• Opcionalmente, también puede configurar la tecla de acceso directo desde la lista desplegable.
• Cuando esté listo, haga clic en Finalizar .
• Puede utilizar su paso rápido personalizado desde la sección Pasos rápidos o un acceso directo configurado.

Quick Steps en Microsoft Outlook es un testimonio de la reputación de Outlook como una aplicación de correo electrónico profesional que facilita las tareas cotidianas. Si está pensando en cambiar a Microsoft Outlook, es posible que quede gratamente sorprendido por las características de otras aplicaciones de correo electrónico.