Cómo agregar miembros a un grupo en SharePoint

SharePoint Online es una popular plataforma de colaboración utilizada por más de 200 millones de usuarios. Su finalidad es fundamentalmente la gestión de documentos digitalizados. La característica del grupo de SharePoint proporciona a los administradores un acceso directo para otorgar a varios usuarios los mismos niveles de permiso para el contenido y los sitios. Si necesita saber cómo agregar usuarios a un grupo de SharePoint, hemos descrito los pasos en este artículo.

También discutimos cómo agregar miembros externos a un grupo, cómo solucionar problemas, en caso de que tenga problemas para agregar miembros externos. Además, cubriremos algunos otros consejos de administración de grupos para usar SharePoint Online a través de Windows y macOS.

¿Cómo agregar miembros del grupo en SharePoint?

Los siguientes pasos requieren permisos de administración y creación de grupos. Para agregar miembros a un grupo usando Windows 10:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
   
2. Haga clic en "Compartir".
3. Alternativamente, si la opción "Miembros" está visible, selecciónela y luego "Agregar miembros".
   
4. Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea agregar al grupo en el campo de texto "Ingrese nombres, direcciones de correo electrónico o Todos".
   
5. Los nombres aparecerán en el cuadro de confirmación a continuación; haga clic en un usuario para agregar al cuadro.
   
6. Repita los pasos 3 y 4 hasta que se hayan agregado todos los usuarios que desea agregar.
7. Si desea incluir una nota con la invitación, seleccione "Incluir un mensaje personal con esta invitación".
8. Luego seleccione "Compartir".
   

Para agregar miembros a un grupo usando macOS:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
   
2. Haga clic en "Compartir".
3. Alternativamente, si la opción "Miembros" está visible, selecciónela y luego "Agregar miembros".
   
4. Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea agregar al grupo en el campo de texto "Ingrese nombres, direcciones de correo electrónico o Todos".
   
5. Los nombres aparecerán en el cuadro de confirmación a continuación; haga clic en un usuario para agregar al cuadro.
   
6. Repita los pasos 3 y 4 hasta que se hayan agregado todos los usuarios que desea agregar.
7. Si desea incluir una nota con la invitación, seleccione "Incluir un mensaje personal con esta invitación".
8. Luego seleccione "Compartir".
   

¿Cómo eliminar miembros del grupo en SharePoint?

Para eliminar miembros del grupo a través de Windows 10:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
2. Selecciona "Configuración" > "Configuración del sitio".
   
3. Seleccione la opción "Información del sitio" si está disponible en lugar de "Configuración del sitio".
   
4. Haga clic en "Ver todas las configuraciones del sitio".
   
5. Desde "Usuarios y permisos" en la página "Configuración del sitio", seleccione "Personas y grupos".
   
6. Desde "Inicio rápido", haga clic en el nombre del grupo del que desea eliminar a los usuarios.
7. Marque las casillas de verificación junto a los miembros que desea eliminar.
   
8. Luego presione "Acciones"> "Eliminar usuarios del grupo".
   
9. Luego “OK” para confirmar.
   

Para eliminar miembros del grupo a través de macOS:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
2. Selecciona "Configuración" > "Configuración del sitio".
   
3. Seleccione la opción "Información del sitio" si está disponible en lugar de "Configuración del sitio".
   
4. Haga clic en "Ver todas las configuraciones del sitio".
   
5. Desde "Usuarios y permisos" en la página "Configuración del sitio", seleccione "Personas y grupos".
   
6. Desde "Inicio rápido", haga clic en el nombre del grupo del que desea eliminar a los usuarios.
7. Marque las casillas de verificación junto a los miembros que desea eliminar.
   
8. Luego presione "Acciones"> "Eliminar usuarios del grupo".
   
9. Luego “OK” para confirmar.
   

¿Cómo cambiar los permisos de grupo en SharePoint?

Para cambiar los permisos de un grupo a través de Windows 10:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
2. Selecciona "Configuración" > "Configuración del sitio".
   
3. Seleccione "Información del sitio" si está disponible en lugar de "Configuración del sitio".
   
4. Haga clic en "Ver todas las configuraciones del sitio".
   
5. Desde "Usuarios y permisos" en la página "Configuración del sitio", seleccione "Permisos del sitio".
   
6. Marque la casilla de verificación del grupo cuyo permiso desea cambiar.
   
7. En la pestaña "Permisos", seleccione "Editar permisos de usuario".
   
8. Marque las casillas de verificación necesarias para el nuevo nivel de permiso.
   

Para cambiar los permisos de un grupo a través de macOS:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.
2. Selecciona "Configuración" > "Configuración del sitio".
   
3. Seleccione "Información del sitio" si está disponible en lugar de "Configuración del sitio".
   
4. Haga clic en "Ver todas las configuraciones del sitio".
   
5. Desde "Usuarios y permisos" en la página "Configuración del sitio", seleccione "Permisos del sitio".
   
6. Marque la casilla de verificación del grupo cuyo permiso desea cambiar.
   
7. En la pestaña "Permisos", seleccione "Editar permisos de usuario".
   
8. Marque las casillas de verificación necesarias para el nuevo nivel de permiso.
   

Preguntas frecuentes adicionales

¿Cómo puedo crear un grupo en SharePoint?

Para crear un grupo de SharePoint a través del escritorio:

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.

2. Seleccione "Configuración" > "Permisos del sitio".

3. Seleccione "Configuración avanzada de permisos".

4. Seleccione "Crear grupo" en la pestaña "Permisos".

5. En los campos de texto "Nombre" y "Acerca de mí", ingrese el nombre y la descripción del grupo de SharePoint.

6. Indique un único propietario de este grupo de seguridad en el campo de texto "Propietario".

7. Especifique quién puede ver y editar los detalles de membresía del grupo desde la sección "Configuración del grupo".

8. En "Solicitudes de membresía", elija la configuración de las solicitudes para abandonar o unirse al grupo; puede especificar la dirección de correo electrónico para las solicitudes.

9. Seleccione un nivel de permiso de la sección "Otorgar permisos de grupo a este sitio".

10. Luego seleccione "Crear".

¿Cómo elimino un grupo de SharePoint?

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.

2. Seleccione el icono de engranaje "Configuración" y luego "Configuración del sitio". Seleccione "Información del sitio" si no se muestra "Configuración del sitio".

3. Luego seleccione "Ver todas las configuraciones del sitio". En algunas páginas, es posible que deba seleccionar "Contenido del sitio" > "Configuración del sitio".

4. En "Usuarios y permisos", seleccione "Personas y grupos".

5. Ahora seleccione el nombre del grupo de SharePoint que desea eliminar.

6. Seleccione "Configuración" > "Configuración de grupo".

7. Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página para seleccionar "Eliminar".

8. Luego haga clic en "Aceptar" en la ventana de confirmación.

¿Cómo agrego miembros externos a un grupo de SharePoint?

1. Inicie SharePoint Online y luego acceda a su proyecto o sitio.

2. Haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha.

3. Desde la ventana emergente, a través de la pestaña predeterminada "Invitar personas", escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea agregar al grupo; asegúrese de que la casilla de verificación "Enviar una invitación por correo electrónico" esté activada.

4. Para asegurarse de que sus miembros externos no tengan permisos completos, vuelva a verificar qué grupo y los niveles de permiso se otorgan. De forma predeterminada, SharePoint establece el grupo "Miembros" con permisos de "Contribuir".

5. Una vez completado, presione el botón "Compartir".

¿Por qué no puedo agregar miembros a un grupo en SharePoint?

Si recibe mensajes de error cuando intenta agregar usuarios externos a un grupo, o los permisos para el usuario no funcionan como se esperaba, intente lo siguiente:

Prueba a borrar la memoria caché de tu navegador web

Un caché del navegador que almacene datos incorrectos podría estar en conflicto con SharePoint Online y causar errores. Para borrar la memoria caché del navegador web de Chrome:

1. Inicie Chrome y haga clic en el ícono del menú de tres puntos y luego en "Configuración".

2. Ingrese "Caché" en la barra de búsqueda.

3. Seleccione "Borrar datos de navegación".

4. Desde la pestaña básica, habilite "Imágenes y archivos en caché" y "Cookies y otros datos del sitio"

5. Luego seleccione el botón "Borrar datos".

Intente permitir el acceso de tipo de contenido externo a todos/todos los usuarios

Para permitir el acceso de tipos de contenido externo a Todos o Todos los usuarios, haga lo siguiente:

1. Inicie SharePoint Online y vaya al "Centro de administración de SharePoint".

2. Seleccione "almacenamiento seguro".

3. Haga clic en "ID de la aplicación de destino" y luego en "Editar".

4. En la sección "Miembros", incluya el grupo "Todos" y luego desplácese hacia abajo en la página para hacer clic en "Aceptar".

5. Vuelva al "Centro de administración de SharePoint" y haga clic en "bcs".

6. De las opciones "bcs", seleccione "Administrar modelos BDC y tipos de contenido externo".

· Asegúrese de que "Ver" esté configurado en "Tipos de contenido externo".

7. Haga clic en el "Modelo BDC" utilizado para contenido externo y luego en "Establecer permisos de almacenamiento de metadatos".

8. En el cuadro de diálogo "establecer permisos del Almacén de metadatos", para los permisos, incluya "Todos" y luego presione "Agregar".

9. Haga clic en el grupo "Todos" de las cuentas existentes enumeradas para el "Almacén de metadatos". Asegúrese de que la opción "Ejecutar" esté habilitada.

10. Desplácese hacia abajo en el cuadro de diálogo para habilitar lo siguiente:

· “Propagar permisos a todos los modelos BDC”

· “Sistemas externos y tipos de contenido externo en el almacén de metadatos de BDC”

11. Ahora presione "OK".

Asegúrese de que el uso compartido externo esté habilitado

Es posible que se haya deshabilitado el uso compartido externo en SharePoint, Site y Office 365. Intente volver a habilitarlo para resolver el problema:

1. Inicie el "Centro de administración en línea de Microsoft".

2. Debajo de "SharePoint Online", haga clic en el enlace "Administrar".

3. En el panel izquierdo de la "Ventana del centro de administración", seleccione "Administrar colecciones de sitios".

4. Seleccione "Configuración" a través del "Panel del centro de administración", luego haga clic en "Administrar usuarios externos" en el menú.

5. Haga clic en el botón "Permitir" y luego en "Guardar" para guardar los cambios.

Conceder permisos de grupo de SharePoint simultáneamente

Los grupos de SharePoint ofrecen una forma rápida y eficaz de permitir que varias personas accedan a contenido y sitios. Los miembros del grupo pueden ser internos o externos a una organización. SharePoint Online está integrado con la suite de Microsoft Office y ha sido una de las plataformas colaborativas favoritas desde 2001.

Ahora que le mostramos cómo agregar miembros a grupos de SharePoint y algunos consejos básicos de administración de grupos, nos gustaría saber si los miembros del grupo pudieron usar sus permisos como se esperaba. ¿Experimentó algún problema? En caso afirmativo, ¿cómo lo resolvió? Cuéntenos lo que piensa acerca de SharePoint Online en general en la sección de comentarios a continuación.