Cómo crear un enlace de reunión en los equipos de Microsoft

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Microsoft Teams es uno de los mejores y más confiables software de colaboración para empresas. Ha sido parte de Office 365 desde 2016 y, desde entonces, su popularidad no ha hecho más que aumentar.

Una de las razones por las que muchas empresas confían en él para el trabajo remoto es lo fácil que es programar una reunión. Puede hacerlo creando un enlace y luego compartiéndolo con una sola persona o con todo un equipo.

Este artículo discutirá cómo crear y compartir un enlace para una reunión y responderá algunas de las preguntas más frecuentes sobre Teams.

Cómo crear un enlace de reunión para equipos de Microsoft en una PC

Aunque Microsoft Teams está disponible para dispositivos móviles y de escritorio, muchos usuarios prefieren su PC porque ya están trabajando en ella.

Si es su responsabilidad programar una nueva reunión con una persona o incluso un equipo, eso requerirá varios pasos. Aquí está cómo hacerlo:

1. Abra Microsoft Teams para escritorio e inicie sesión en su cuenta.
   
2. Haga clic en el icono Calendario en el lado izquierdo de la ventana.
   
3. Luego seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.
   
4. Cuando aparezca la nueva página emergente, ingrese toda la información relevante. Asigne un nombre a la reunión, establezca la hora exacta y enumere a todos los asistentes.
   
5. Una vez que haya ingresado todos los detalles, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha.
   
6. Cuando se crea la reunión, vuelva al calendario de Teams nuevamente. Seleccione la reunión que acaba de programar.
   
7. Haga clic en la pestaña Detalles de la reunión y busque la opción Unirse a la reunión de Microsoft Teams .
   
8. Pase el cursor sobre esa opción y luego haga clic derecho sobre ella. Verá las opciones para Copiar enlace o Abrir enlace .
   

Cuando copie el enlace a la reunión, puede pegarlo en su correo electrónico, Blackboard o enviarlo a través de cualquier otra plataforma. Las personas que lo reciban tendrán que hacer clic en él para unirse a la reunión de Teams programada.

Cómo crear un enlace de reunión para equipos de Microsoft en un iPhone

Una de las formas en que Teams es una plataforma versátil para un lugar de trabajo se demuestra por el hecho de que puede programar o unirse a una reunión desde cualquier lugar.

Siempre y cuando tengas una conexión a Internet estable. Eso significa que si tiene Teams en su iPhone y es hora de crear una reunión, esto es lo que debe hacer:

1. Inicie Teams en su iPhone y toque el ícono Calendario en la parte inferior de la pantalla.
   
2. Luego toque el + en la esquina superior derecha de la pantalla.
   
3. Esto creará una nueva reunión. Agregue un título, participantes y un canal si usará uno, y configure la hora y la fecha.
   
4. Toca Listo en la esquina superior derecha de la pantalla.
   

Esto habrá creado con éxito la reunión. Luego, todo lo que necesita hacer es volver al Calendario y tocar la reunión que ha programado. Luego siga estos pasos para crear un enlace para la reunión:

1. Cuando toca la reunión que programó desde el Calendario, cambie a la pestaña Detalles .
   
2. Debajo del título de la reunión y los detalles de la hora y la fecha, puede ver Compartir invitación a la reunión junto al icono de compartir.
   
3. Cuando toca la opción de compartir, aparecerá una ventana emergente en la parte inferior de la pantalla.
4. Seleccione la aplicación que desea utilizar para enviar el enlace. Puede ser un correo electrónico, WhatsApp, un mensaje de texto o Google Drive, o incluso puede enviárselo directamente a alguien en Teams.
   

Cuando la persona con la que ha compartido el enlace lo reciba, todo lo que tendrá que hacer es tocarlo o hacer clic en él y unirse a la reunión.

Cómo crear un enlace de reunión para equipos de Microsoft en un dispositivo Android

No solo los usuarios de iPhone y iPad obtienen el beneficio de llevar Teams con ellos dondequiera que vayan. Si es un usuario de Android , también puede descargar Teams y programar o unirse a una reunión con solo unos pocos toques.

Afortunadamente, la aplicación móvil Microsoft Teams para Android funciona exactamente igual que en los dispositivos iOS. Entonces, si eres un usuario de Android, sigue estos pasos:

1. Abra Microsoft Teams en su dispositivo Android y toque Calendario en la parte inferior de la pantalla.
   
2. Ahora, toque el símbolo +.
   
3. Ya ha creado una nueva reunión. Proceda a nombrar la reunión, agregue participantes y el canal que usará, y configure la hora y la fecha.
   
4. Toque la marca de verificación en la parte superior de la pantalla.
   

Cuando se crea la reunión, es hora de obtener el enlace de la reunión que puede compartir con otros. Esto es lo que debe hacer:

1. Toque la reunión recién programada y luego cambie a la pestaña Detalles .
   
2. Encuentre la invitación para compartir la reunión debajo del título de la reunión y los detalles de la programación.
   
3. Toque la opción de compartir y, en la ventana emergente, seleccione cómo desea compartir el enlace de la reunión.
   

El destinatario debe hacer clic en el enlace para unirse a la reunión de Teams.

Cómo crear un enlace de reunión de Microsoft Teams en Outlook

Teams es parte de Office 365, por lo que no es de extrañar que esté integrado en Outlook. Y si ya está utilizando Outlook para el trabajo, le complacerá saber que también puede crear una reunión y enviar un enlace a través de Outlook. Primero, debe asegurarse de tener la última versión de Outlook. Luego sigue estos pasos:

1. Abra su cliente de escritorio de Outlook.
   
2. En el Calendario, seleccione la hora a la que desea programar la reunión.
   
3. Cuando se abra la ventana de la nueva cita, haga clic en Reunión de equipos en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana.
   
4. Agregue todos los detalles de la reunión, incluido el nombre, los asistentes y la hora.
5. Asegúrese de que, en Ubicación , diga Reunión de Microsoft Teams .
6. También puede agregar texto al cuerpo del mensaje.
7. Haga clic en Enviar en la esquina superior izquierda para enviar el correo electrónico que contendrá la invitación a la reunión.

Pero tal vez desee enviar un correo electrónico con el enlace de Outlook y solo necesita copiar el enlace generado automáticamente. Si ese es el caso, en lugar de hacer clic en "Enviar", desplácese hacia abajo y busque la opción "Unirse a la reunión de Microsoft Teams".

Luego haga clic derecho sobre él y seleccione "Copiar hipervínculo". Luego pegue el enlace de la reunión en otra aplicación o guárdelo para más tarde si necesita reenviarlo.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Puedo programar la reunión para el futuro cuando creo un enlace de reunión?

Cuando cree el enlace de la reunión del equipo, estará disponible durante 60 días. Si pasado ese tiempo nadie lo utiliza ni lo actualiza, el enlace caducará.

Si alguien lo usa el día 59, la fecha de vencimiento se restablecerá a otros 60 días. Por lo tanto, puede programar una reunión para el futuro y cambiar la hora si lo necesita; el enlace permanecerá activo mientras tenga la reunión en ese período de tiempo.

Unirse a la reunión de los equipos con un clic

Microsoft Teams puede parecer una plataforma algo abrumadora al principio, pero pronto se dará cuenta de que es intuitivo y está optimizado para funcionar con otros productos de Microsoft. Los equipos se combinan naturalmente si usa Outlook para enviar correos electrónicos y programar una cita.

E incluso si no lo está y desea enviar un enlace a alguien para que se una a una reunión, con unos pocos pasos, podrá crear la reunión, copiar el enlace y compartirlo con cualquier persona. Y puede hacerlo tanto en la computadora como en el dispositivo móvil.

¿Utiliza Teams más en su computadora o teléfono inteligente? Háganos saber en la sección de comentarios.