Cómo ordenar en Excel

Aunque la mayoría de las organizaciones recopilan datos para ayudar a tomar decisiones, a menudo terminan en Excel en un formato desorganizado. Como tal, puede resultar difícil comprender las relaciones, patrones y tendencias dentro de los datos.

Afortunadamente, puedes hacer varias cosas como agregar tablas y redondear celdas en Excel , pero ¿cómo se ordenan los datos? Estás en el lugar correcto si nunca has usado Excel para este propósito. Este artículo explica cómo ordenar datos en Excel, ya sea en un grupo o en una hoja de cálculo completa. 

Lo que hay que saber sobre la clasificación de datos en Excel

Para ordenar datos correctamente en Excel es necesario preparar la hoja de cálculo de varias maneras. Primero, debes eliminar las celdas en blanco porque Excel las ordenará, afectando los totales y otros elementos formulados.

A continuación, los datos de las columnas deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si una columna incluye fechas, no debe haber ningún otro tipo de datos, como texto o números, en el rango de celdas, o la ordenación fallará.

Además, es posible que desees comprobar y eliminar duplicados en Excel antes de ordenar las celdas o columnas para confirmar que nada sale mal después de ordenar.

Finalmente, es fundamental tener una copia de seguridad de los datos en caso de que algo salga mal durante el proceso. 

Ordenar datos alfabéticamente en Excel

Si tiene una columna simple que necesita ordenar alfabéticamente, puede seleccionar las celdas y elegir sus opciones de clasificación. Sin embargo, Excel sólo ordena las celdas elegidas, lo que puede estropear toda una hoja de cálculo.

Si la opción anterior funciona para usted, genial. Si no es así, tienes dos opciones:

• Para hojas de cálculo con saltos entre filas o varios encabezados en una columna , seleccione las celdas de la columna que desea ordenar (dentro de la columna elegida), incluidas todas las filas asociadas, y luego elija sus opciones de clasificación.
  
• Para hojas de cálculo grandes sin espacios entre filas , puede seleccionar la hoja de cálculo completa (útil cuando se incluyen encabezados), especificar la columna que desea ordenar y luego elegir sus opciones de clasificación.
  

Ambas opciones de clasificación de Excel anteriores mueven todos los datos de las filas junto con los datos de las columnas ordenadas para mantener todas las asociaciones en su lugar. Aquí se explica cómo hacer ambas cosas.

Cómo ordenar una sección de datos alfabéticamente en Excel

1. Para ordenar una columna dentro de una sección, resalte todas las filas y columnas que incluyan los datos de la columna que desea ordenar. No seleccione ningún encabezado.
2. Seleccione la pestaña Datos  en la barra de menú para abrir la cinta relacionada debajo de ella.
3. Elija Ordenar  para abrir el menú de diálogo de clasificación. No utilice "AZ" o "ZA" porque utilizan las opciones configuradas actualmente en el menú Ordenar  , lo que podría estropear todo.
4. Desmarque la casilla Mis datos tienen encabezados si aún no lo ha hecho.
5. Elija su columna de clasificación de la  lista desplegable Columna .
6. Elija Valores de celda en la  lista desplegable Ordenar según .
7. Haga clic de A a Z o de Z a A  como método de clasificación en la lista desplegable "Ordenar". Las celdas con letras y números se ordenarán de izquierda a derecha.
8. Haga clic en Aceptar  para guardar la configuración de clasificación.
9. Excel ahora mostrará los resultados ordenados alfabéticamente. La fila de datos de cada columna también se mueve con las celdas ordenadas.

Cómo ordenar una columna de datos alfabéticamente en Excel

A diferencia de ordenar una sección de datos, ordenar una columna requiere seleccionar toda la hoja de cálculo. Si selecciona la columna, solo se mueven esos datos, lo que codifica toda la hoja de cálculo. Si tiene más de un encabezado en una columna, debe utilizar el proceso anterior para ordenar las secciones. Una vez seleccionada la hoja completa, puede elegir la columna para ordenar y todas las demás opciones de clasificación siguiendo los pasos a continuación.

1. Abra su hoja de cálculo y haga clic en el botón Seleccionar todo  en la esquina superior izquierda de la hoja, justo debajo del "Cuadro de nombre".
   
2. Haga clic en la pestaña Datos  en la barra de menú para abrir la cinta de opciones relacionada debajo de ella.
3. Elija Ordenar  para abrir el menú de diálogo de clasificación. No haga clic en "AZ" o "ZA" en la cinta, ya que reaccionan según la configuración actual que se encuentra en el menú Ordenar  . Eso podría estropearlo todo.
   
4. Marque la casilla Mis datos tienen encabezados  en el cuadro de diálogo Ordenar ya que se seleccionaron todos los encabezados. Tenga en cuenta que sólo puede tener un encabezado por columna. De lo contrario, tendrás que ordenar según las secciones utilizando el proceso anterior.
5. Elija la columna de clasificación de la  lista desplegable Columna . Debería mostrar los nombres de los encabezados en lugar de las letras de las columnas.
6. Seleccione Valores de celda en la lista desplegable Ordenar según  .
   
7. Elija de A a Z o de Z a A como opción de clasificación en la lista desplegable Orden  . Las celdas con números y letras se ordenarán de izquierda a derecha, por lo que "IN0119" e "IN0118" se ordenarán como "IN0018" seguido de "IN0019" cuando se utilice la opción "A a Z".
8. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. La hoja de cálculo aparecerá ordenada alfabéticamente según la columna seleccionada. Si se equivocó o no le gustaron los resultados, utilice la opción Deshacer  .

Lo que hay que saber sobre la clasificación de datos numérica o cronológicamente en Excel

Ordenar datos numérica o cronológicamente no es muy diferente que alfabéticamente, pero tienes diferentes opciones de clasificación. Excel identifica los datos en las celdas y presenta sus opciones de clasificación según esos criterios. Al igual que con todas las opciones de clasificación, elimine las celdas y filas en blanco de su documento de Excel o afectará los resultados ordenados.

Las fechas le darían los versos "De más antiguo a más nuevo" y "De más nuevo a más antiguo" "A a Z" y "Z a A". Los números le darían “de menor a mayor” y de “mayor” a menor”.

Dependiendo de si necesita ordenar una sección numérica/cronológicamente o una columna completa, consulte los procesos a continuación.

Cómo ordenar una sección de datos numéricamente/cronológicamente en Excel

Ordenar una sección de datos cronológicamente (es decir, fechas) o numéricamente (es decir, números) es similar a ordenarlos alfabéticamente, excepto que las opciones de clasificación son diferentes.

1. Para ordenar una sección de columna numérica o cronológicamente dentro de una sección de datos, seleccione las filas que incluyen los datos de la columna que desea ordenar, pero no seleccione ningún encabezado.
   
2. Haga clic en la pestaña Datos  que se encuentra en la barra de menú. Esta acción abre la cinta de opciones correspondiente debajo.
3. Elija Ordenar  para abrir el menú de diálogo de clasificación. No haga clic en "AZ" o "ZA" en la cinta, ya que reaccionan según la configuración actual que se encuentra en el menú Ordenar  . Eso podría estropearlo todo.
   
4. Desmarque la casilla Mis datos tienen encabezados  si aún no lo ha hecho, ya que no seleccionó ningún encabezado en los pasos anteriores. Es una forma más limpia de clasificar.
5. Elija su columna de clasificación que se encuentra en la  lista desplegable Columna .
   
6. Seleccione Valores de celda en la lista desplegable Ordenar según  .
7. Elija Del más antiguo al más nuevo o del más nuevo al más antiguo como opción de clasificación en la lista desplegable Orden  .
   
8. Haga clic en Aceptar  para guardar la configuración de clasificación. Verás la columna de la sección ordenada cronológica o numéricamente. Todas las filas deben aparecer con las celdas de columna correspondientes.

Cómo ordenar varias columnas en Excel

A veces, es posible que necesite varios criterios de clasificación para que los datos sean más interpretables. Sin embargo, ordenar varias columnas podría reorganizar los datos incorrectamente, según el diseño de la hoja de cálculo.

La clasificación múltiple debe basarse en una clasificación primaria seguida de un orden de clasificación preciso, como "Fecha de compra" seguida de "Categoría de producto" y luego "Sección de departamento".

El ejemplo anterior significa que Excel ordenará primero según las fechas de compra y luego por las categorías de productos dentro de cada fecha de compra relacionada. En este punto, verá todas las categorías de productos de los artículos comprados enumerados cronológicamente debajo de cada fecha.

La conclusión es que Excel ordena según el orden que usted establece, por lo que ordena primero la columna “Fecha de compra” y luego la columna “Categorías de producto” dentro de cada fecha.

En cualquier caso, lo mejor es copiar la hoja de cálculo, trabajar en el duplicado por motivos de comparación y proteger los datos originales contra la corrupción.

1. Abra la hoja de cálculo correspondiente y seleccione cualquier celda, luego navegue hasta la barra de menú en la parte superior y haga clic en la pestaña Datos  .
   
2. Seleccione Ordenar  en la barra de menú en la parte superior para abrir el cuadro de diálogo de ordenar.
3. Vaya a la sección Columna  en el cuadro de diálogo y haga clic en el  menú desplegable Ordenar por . Elija la columna de clasificación principal.
4. Seleccione el menú desplegable Ordenar según  y elija Valores de celda.
   
5. Haga clic en el menú desplegable Orden  y seleccione los criterios de clasificación que desea utilizar.
6. Vaya a la esquina superior izquierda y seleccione Agregar nivel.  Esto agrega una nueva sección de clasificación.
   
7. En la sección Columna, haga clic en el menú desplegable Luego por  y elija la siguiente columna que desea ordenar. Esta será la función de clasificación secundaria que ordena dentro de la primera.
8. Haga clic en los menús desplegables Ordenar por y Ordenar  y elija su criterio preferido.

Recuerde, la columna que elija primero se convierte en la clave de clasificación principal. El segundo tipo filtra dentro del primero y el tercero filtra dentro del segundo. Si ordenar la segunda o tercera columna interfiere con los criterios que estableció en la primera columna, permanecerá sin ordenar.

Cómo ordenar datos en orden personalizado en Excel

Es posible que desee ordenar sus datos usando una opción que no aparece en Excel de forma predeterminada, como ordenar por Pequeño , Mediano , Grande y Extragrande . La clasificación alfabética los coloca en un orden incorrecto y la clasificación numérica/cronológica no es aplicable. En este caso, puede crear un orden de clasificación personalizado.

1. Abra la hoja de cálculo con los datos que desea ordenar.
2. Navegue hasta la barra de herramientas en la parte superior y seleccione Datos.
   
3. Elija la opción Ordenar  en la barra de menú.
4. Vaya a la sección "Columna", haga clic en el  menú desplegable Ordenar por y elija su columna de clasificación principal.
   
5. En el menú desplegable Ordenar según  , elija Valores de celda  para ordenar según el contenido.
   
6. Haga clic en el menú desplegable Orden  y luego elija de A a Z o de Z a A  como criterio de clasificación.
7. Para agregar clasificación secundaria, haga clic en el botón Agregar nivel  .
8. Siga los pasos de clasificación anteriores: configure las opciones Ordenar por , Ordenar por y Ordenar  y luego presione Aceptar.
   

Cómo ordenar una fila en Excel

La estructura principal de Excel organiza los datos en columnas. Sin embargo, a veces sus datos pueden tener un diseño horizontal donde cada fila contiene un atributo diferente del conjunto de datos. En este caso, la forma lógica de organizar los datos es ordenando las filas.

Así es como se hace:

1. Con los datos que desea ordenar abiertos en su hoja de cálculo de Excel, presione el cursor en la primera celda de la fila que desea ordenar y arrástrela para seleccionar todas las celdas con datos. 
   
2. Vaya a la barra de navegación en la parte superior y toque la opción Datos  . 
   
3. Toque la opción Ordenar  para abrir un cuadro de diálogo con opciones de clasificación. 
4. Seleccione Opciones en la parte superior derecha del cuadro de diálogo. 
5. En el cuadro emergente Opciones de clasificación, seleccione Ordenar de izquierda a derecha  y presione Aceptar .
   
6. Vaya a la sección Ordenar por  y presione el menú desplegable. 
7. Seleccione Fila 1 o Fila 2 o cualquier fila que desee ordenar y toque el  botón Aceptar . Esto ordenará automáticamente los datos.
   

Ordena tu hoja de cálculo

Los datos desordenados nunca tienen sentido. Peor aún, organizarlo manualmente puede llevar tiempo y provocar errores humanos. Con Excel, puede ordenar datos en el formato que desee y crear criterios personalizados. 

A continuación, es posible que también desees aprender cómo usar BUSCARV en Excel para encontrar los datos que necesitas.