Una de las molestias de larga data de Mail Merge es la incapacidad de formatear correctamente los números en Excel. Afortunadamente, siempre tenemos una salida. Aquí hay 3 formas de corregir los errores de formato de número en la combinación de correspondencia.
La combinación de correspondencia de Microsoft Word es una de las características más populares. Crea etiquetas, plantillas de cartas, correos electrónicos o informes de manera extremadamente efectiva. Cuando sepa cómo usarlo, puede ahorrar horas de trabajo. Desafortunadamente, dominar todos los usos de la combinación de correspondencia puede ser un dolor de cabeza.
Uno de los problemas con la función de combinación de correspondencia es que no puede formatear correctamente los números en las hojas de cálculo de Excel. Por ejemplo, el resultado de ventas en Excel ahora es 100 pero en Word, ¡de repente se convierte en 99.99999999996!
Afortunadamente, corregir este error no es difícil. De hecho, tenemos 3 formas de manejar los errores de formato de número cuando se usa la combinación de correspondencia . Puede editar hojas de cálculo, documentos de combinación de correspondencia o cambiar la forma en que se conectan los dos archivos. Aunque esta solución es poco conocida, puede ser la mejor opción, excepto que ya no es compatible con Word 2016.
Nota: Aunque los siguientes pasos se realizan en Office 2016 , aún funciona en otras versiones de Word y Excel.
La primera forma de combinar correspondencia para formatear números de Excel correctamente es editar un documento de Word. Específicamente, aplicará el código de formato de número deseado a los campos de combinación - Combinar campo en el archivo de Word. (Básicamente, los campos de combinación notifican al documento de Word qué columna de la hoja de cálculo de Excel contiene los datos que se deben manejar). Para aplicar el formato a un campo, debe incluir un Interruptor numérico (anteriormente conocido como Cambio de imagen ) en el cuadro de código del campo.
Lo primero que debe hacer es conocer el código de campo real. Abra el documento de combinación de correspondencia y haga clic en la ficha correspondencia encima de la ventana. Asegúrese de que el botón Vista previa de resultados esté desactivado para que pueda ver los campos de combinación de correspondencia. Luego haga clic derecho en un cuadro de combinación de correspondencia (por ejemplo, " Donación" ) y seleccione Alternar código de campo . Verá el código para ese campo, identificado por llaves, por ejemplo: {Donación MERGEFIELD} . Ahora edite el código para este campo simplemente insertando el interruptor numérico al final del código de la siguiente manera:
| {Donación MERGEFIELD \ # $ #, ## 0.00} |
El software proporciona muchos códigos de imagen. Aquí hay 4 ejemplos que corresponden al resultado:
| {MERGEFIELD Sales \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00} $ 1,500.00 {MERGEFIELD Fecha \ @ "MMMM d"} 26 de noviembre |
Como puede ver, el código del interruptor numérico es idéntico al código de formato de Excel, excepto que antes el número es "\ #" y la fecha es "\ @". (Nota, use comillas en el código de fecha pero no en el código numérico). Para ver más código, vaya a la tabla a continuación o visite la ayuda en línea para "interruptor numérico" en Microsoft Word.
Estos son algunos ejemplos de cómo los códigos de campo numéricos manejan los datos en la columna "Ventas" en las hojas de cálculo de Excel.
De hecho, Word y Excel usan el mismo código de formato, entonces, ¿por qué no usan la misma función de Formato ? Por ejemplo, por qué no usar la función MergeField de esta manera:
| {MERGEFIELD (Donación, "$ #, ## 0.00")} |
Esta es realmente la preocupación de muchas personas y quizás solo Microsoft sepa la respuesta.
Nota: Recuerde que cuando agrega o cambia un interruptor numérico, los resultados no aparecerán de inmediato. Debe actualizar el campo (haga clic con el botón derecho en él y seleccione Actualizar campo ), o haga clic en el botón Envíos> Vista previa de resultados . A veces, debe repetir de 2 a 3 veces esta operación. Si está utilizando el Asistente para combinar correspondencia, es posible que deba retroceder y deshacer para ver el impacto de los cambios que ha realizado.
Los interruptores numéricos funcionan bien en el campo de mezcla, pero su uso es un poco difícil de recordar y fácil de cometer errores. Si siente lo mismo, pruebe una de las siguientes dos formas.
Esta es una forma de ayudarlo a evitar el error de formatear errores al usar la combinación de correspondencia. En una hoja de cálculo de Excel, inserte una columna que contenga una fórmula que convierta números o fechas en Excel en el formato de texto que desea mostrar en el documento de combinación de correspondencia.
Para hacer esto, debe usar la función TEXTO de Excel. Permite a los usuarios convertir números o fechas a un formato de texto equivalente exactamente como el usuario lo desea. La desventaja de esta solución es que necesita conocer el código de formato. Aunque estos códigos son idénticos a los códigos utilizados en la función de formato de Número personalizado , pocos usuarios de Excel saben de su existencia.
Por ejemplo, las fórmulas TEXTO (B3, "$ #, ## 0.00") y TEXTO (C5, "M / dd / aa") convierten datos numéricos y de fecha en datos de texto (en este ejemplo, son "$ 12,345.67" y "12/01/10").
Sugerencia: debe formatear las celdas que contienen estas fórmulas en diferentes estilos, como cursiva o algún otro color extraño, para recordarle que los números son solo texto. En versiones anteriores de Excel , estos "números" no se pueden usar en los cálculos. En Excel 2016, puede usarlos en todas las fórmulas, excepto en funciones de suma como SUMA y PROMEDIO.
La ventaja de los formatos numéricos y de fecha, como el texto, es que el texto se convierte de Excel en un documento que utiliza la combinación de correspondencia sin distorsión. Las opciones de formato como fuente, tamaño, color no cambian.
A continuación se muestra una colección de los códigos más utilizados a la derecha. Lo que debe tener en cuenta es que tanto "0" como "#" son marcadores de posición para los números, pero "0" obligará al número 0 a aparecer en la primera o última posición. "#" Se reemplazará con un número si no es un cero inicial o final. Por lo tanto, el código "00000" asegurará que el cero inicial no se trunca de los códigos postales de Nueva Jersey.
Estos códigos para números, fechas y horas se pueden usar en la función TEXTO o en el formato de número personalizado de Excel (Personalizado). Además, también se pueden usar en "Interruptores numéricos" en el campo Combinar correspondencia de Word.
Tenga en cuenta que hay poca diferencia entre cómo funciona el código en Excel y Word en Microsoft 2013. En Excel, puede usar "M" o "m" durante meses y minutos. En la mayoría de los casos, Excel es lo suficientemente inteligente como para saber a qué unidad se refiere. Pero Word no es "inteligente" así. Debe usar letras mayúsculas para indicar el mes. Además, Excel también tiene un código adicional, "MMMMM", que devuelve solo una abreviatura para el mes (por ejemplo: J, F, M, A, ...).
Agregar algunas columnas que contienen la función TEXTO a la hoja de cálculo es una solución simple para corregir errores de formato numérico cuando se utiliza Combinar correspondencia. Solo necesita recordar que estas celdas pueden parecer números pero no pueden aplicarles las funciones SUMA y PROMEDIO. Si necesita convertirlos a números nuevamente, solo necesita usar la función VALOR.
En lugar de la función TEXT (), algunas personas prefieren usar la función ROUND () para reducir el número de decimales. Como su nombre lo indica, la función ROUND () de Excel redondea hacia arriba o hacia abajo el número decimal en la posición seleccionada por el usuario. La ventaja de este enfoque es que los números redondeados no son textuales y aún pueden usarse para los cálculos. En muchos casos, aunque la función ROUND () funciona bien con la combinación de correspondencia, es posible que desee evitarla por los siguientes motivos:
En algunos casos raros, la función REDONDA hace que la combinación de correspondencia se desvíe un poco. Por ejemplo, en lugar de 1.0014, la combinación de correspondencia ahora muestra 1.0013.
Los dos anteriores son relativamente simples, pero si hay muchos campos que necesitan formateo, pueden ser frustrantes temprano porque necesita recordar el código de formato y aunque el código es el mismo, se pueden usar de diferentes maneras.
Una solución ligera y fácil es vincular Word al libro de Excel a través de DDE (Dynamic Data Exchange), que es mejor que el proceso normal de enlace fijo. Suena complicado, pero si ha dominado la combinación de correspondencia, DDE es solo una "pequeña cosa". Es un proceso simple de dos pasos. El primer paso, solo necesita activar Word para abrir el archivo a través de DDE. Este proceso solo debe hacerse una vez.
¿Office 2016 admite DDE? Dynamic Data Exchange es una tecnología antigua. A veces funciona bien, pero a veces no funciona en Office 2016. Debe abrir la fuente de datos de Excel antes de acceder desde Word. Normalmente con las fuentes de datos de Excel, debe comenzar a importar datos desde la primera fila de la hoja de trabajo. Si eres lo suficientemente paciente, puedes usar DDE en Office 2016).
Para configurar Word 2013 para enlaces DDE, siga estos pasos:
De ahora en adelante, nunca tendrá que hacer lo anterior. Ahora puede abrir una copia de Word en una variedad de formatos y rutas, incluido el IDE. El único efecto es que cada vez que abre un archivo que no es de Word, el programa le dará una opción.
El segundo paso es seleccionar la fuente y los datos finales para el proceso de combinación de correspondencia (en el paso 3 del Correo Asistente para combinar en Palabra o después de pulsar los Seleccionar destinatarios en la cinta de correspondencia ). Ahora solo necesita realizar 3 clics más.
Si seleccionó la hoja de cálculo para el documento de Word, es posible que deba seleccionarla nuevamente, pero esta vez a través del enlace DDE. Eso es todo! A partir de ahora, su formato de Excel se aplicará correctamente en los documentos de combinación de correspondencia de Word y solo debe recordar colocar los datos que desea combinar en el primer libro de Excel.
Lo anterior es cómo solucionar el error de formato de número en Combinar correspondencia . Espero que te sean útiles. Si hay alguna otra forma, no dude en compartir con nosotros.
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