Cómo realizar un seguimiento de las inscripciones mediante Hojas de cálculo de Google

Con el auge del software y los modelos comerciales basados ​​en suscripción, es importante contar con un sistema para administrar y rastrear los servicios que paga. Afortunadamente, Google Sheets es la única herramienta que necesitas para registrar y administrar estas suscripciones.

¿Por qué utilizar Google Sheets para realizar el seguimiento de las inscripciones?

Hay varias formas de realizar un seguimiento de sus suscripciones mensuales, incluidas las tiendas de aplicaciones móviles (Google Play o App Store) y las aplicaciones de seguimiento de suscripciones pagas. Sin embargo, las tiendas de aplicaciones sólo pueden rastrear los pagos realizados dentro de la plataforma, y ​​las aplicaciones de seguimiento pagas a menudo son sólo otra suscripción en su factura mensual.

Por el contrario, Google Sheets es completamente gratuito, liviano, extensible y multiplataforma. También es fácil de usar y admite fórmulas, filtros y formato condicional para agregar costos, resaltar las próximas renovaciones y ordenar las suscripciones por categoría. Admite la colaboración, lo que puede resultar útil para parejas y familiares, y las hojas de cálculo se pueden compartir o exportar fácilmente en una variedad de formatos.

Consejo : además de realizar un seguimiento de las suscripciones, Google Sheets también puede registrar los gastos mensuales . Puede agregar el costo de su suscripción a su costo mensual.

Cómo configurar un rastreador de registros en Hojas de cálculo de Google

Crear un rastreador de suscripciones no es tan fácil como instalar una aplicación e importar sus suscripciones existentes. Esto lleva bastante tiempo, especialmente si no estás usando una plantilla.

Por este motivo, el artículo creó una hoja de cálculo de seguimiento de suscripciones con encabezados de columna para el nombre de la suscripción, la categoría de la suscripción, la frecuencia de facturación y el monto cobrado, la fecha de suscripción, el costo mensual, el costo anual, el costo de por vida y la acción a tomar (por ejemplo, cancelar o renovar).

Las columnas Categoría y Frecuencia tienen campos desplegables para información de registro. Las fórmulas basadas en la frecuencia de facturación, el monto y la fecha de inicio calculan automáticamente los costos mensuales, anuales y de por vida de las suscripciones.

La fórmula para calcular los costos mensuales es la siguiente:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

Los cargos mensuales se basan en la frecuencia de suscripción especificada. La cantidad pagada se divide por 12, se multiplica por 4 o se inserta como monto entero en la celda.

Para calcular el costo anual de una suscripción, multiplique el costo mensual por 12. Para calcular el costo de por vida, utilice la fórmula para encontrar el número de semanas, meses o años desde su primer pago y multiplíquelo por el monto pagado:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

La última columna, Acción , es donde puedes especificar si deseas renovar, cancelar o incluso actualizar tu suscripción.

Aproveche al máximo su rastreador de suscripciones

Si solo tiene unas pocas suscripciones para rastrear y todo lo que necesita es un lugar para organizarlas y verlas todas a la vez, entonces la plantilla anterior funcionará bien. Pero para aprovechar al máximo el rastreador de suscripciones, necesitará funciones avanzadas de Hojas de cálculo de Google, como formato condicional y tablas dinámicas.

Formato condicional

El formato condicional se puede utilizar para resaltar las suscripciones que están a punto de vencer. Para realizar un seguimiento de las próximas inscripciones, agregue dos columnas adicionales a la hoja de cálculo: Próxima fecha de vencimiento y Días hasta la acción . Días de acción es una columna calculada que resta automáticamente la fecha actual de la fecha de renovación utilizando la siguiente fórmula:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Una vez que configure esas columnas, puede aplicar formato condicional para resaltar las suscripciones que vencen en menos de un mes.

Para aplicar formato condicional a una hoja de cálculo, navegue a Formato > Formato condicional . Introduzca el rango de celdas que desea formatear en el cuadro de texto Aplicar al rango . En Reglas de formato , haga clic en el primer cuadro desplegable ( Formato de celdas si… ) y seleccione La fórmula personalizada es .

A continuación, introduzca la siguiente fórmula en el campo de valor o fórmula:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

La fórmula anterior verifica si la columna Días hasta la acción contiene un número y si ese número es menor o igual a 28 . Puede crear otra regla de formato para verificar si la cantidad de días que se realizó una acción específica es menor o igual a una semana.

Nota : utilice un color de relleno diferente para los encabezados de las columnas que contienen fórmulas. Esto significa que no se editan manualmente.

Tienes una forma rápida y sencilla de administrar tus suscripciones a servicios en Hojas de cálculo de Google. Para afrontar un desafío, intenta usar Apps Script para configurar un recordatorio automático por correo electrónico. Puedes pedirle a Gemini que genere un código, lo agregue a tu hoja de cálculo y configure un disparador para que se ejecute cuando tu renovación venza dentro de una cantidad específica de días. Además, considere cancelar las suscripciones que ya no brinden el mismo valor que antes.