Cómo exportar Airtable a Excel y Hojas de cálculo de Google

Airtable te permite crear y compartir bases de datos relacionales fácilmente. Exporte sus datos de Airtable a Google Sheets o Excel para disfrutar de los beneficios de gráficos avanzados y visualización de datos. Aquí hay instrucciones detalladas.

Cosas a tener en cuenta antes de exportar Airtable a Excel y Hojas de cálculo de Google

• No se puede exportar una base de datos completa, solo tablas. Pero hay una alternativa. Antes de exportar sus datos, ajuste una de sus vistas de Airtable existentes o cree una nueva vista para que todos los campos que desee incluir en su archivo de exportación sean visibles.
• Los campos adjuntos se exportan como URL de adjuntos. Cualquier archivo adjunto (por ejemplo, imágenes, documentos y archivos de audio) se incluirá en el archivo CSV como nombre de archivo y URL. Las URL caducarán después de unas pocas horas, así que asegúrese de descargar esos archivos tan pronto como se complete la exportación.
• No se pudo exportar alguna información. Airtable no incluye comentarios a nivel de registro, descripciones de campos, instrucciones de base de datos y los datos solo se almacenan en la extensión. Airtable tampoco muestra ningún código de color aplicado a sus datos originales.

Con todo esto en mente, veamos dos formas de exportar datos desde Airtable.

Cómo exportar Airtable a CSV

Antes de poder importar datos a Excel o Google Sheets, primero debe exportar los datos desde Airtable.

1. Haga clic derecho en el nombre de la vista que desea exportar desde el menú Vistas .
2. Haga clic en Descargar CSV .
3. De forma predeterminada, los archivos CSV se almacenan en la carpeta Descargas de su computadora .

Ahora que tienes tu archivo CSV, aquí te mostramos cómo importar esos datos a Excel o Hojas de cálculo de Google.

Cómo exportar Airtable a una aplicación web de Excel

1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la vista que desea exportar desde el menú Vistas y haga clic en Descargar CSV .
2. Vaya a office.com/launch/Excel/ .
3. Localiza el archivo CSV en las descargas predeterminadas de tu computadora. Arrastre y suelte archivos CSV desde su computadora a la aplicación web de Excel.
4. En la ventana emergente que aparece, haga clic en Cambiar ubicación para especificar la carpeta donde se almacenará el archivo.
5. Haga clic en Cargar .

Una vez completada la carga del archivo, haga clic en su nombre para abrirlo.

Cómo exportar Airtable a Excel para escritorio

Haga clic con el botón derecho en el nombre de la vista que desea exportar desde el menú Vistas y haga clic en Descargar CSV .

Localice el archivo CSV en la ubicación de descarga predeterminada de su computadora. Haga clic derecho en el archivo, haga clic en Abrir por y seleccione Excel .

Cómo exportar Airtable a Hojas de cálculo de Google

1. Haga clic derecho en el nombre de la vista que desea exportar desde el menú Vistas y haga clic en Descargar CSV .
2. Vaya a sheets.new para crear una nueva hoja de Google.
3. Haga clic en   Archivo > Importar .
4. Haga clic en Cargar y cargue su archivo CSV .
5. Cambie la ubicación de importación y el tipo de separador según sea necesario.
6. Haga clic en Importar datos .

Vale la pena mencionar que, independientemente de la aplicación de hoja de cálculo que utilice para abrir archivos CSV, aún tendrá que reorganizar un poco su hoja de cálculo, como ajustar o desajustar el texto, ajustar el ancho de las columnas, etc.

Uso de la automatización de Airtable

Si desea exportar datos varias veces o exportar los mismos datos al mismo lugar con frecuencia, deberá utilizar la automatización de Airtable. Las automatizaciones se pueden adaptar para que se activen en condiciones específicas, lo que le brinda un mayor control sobre cuándo y cómo se exportan sus datos.

A continuación se explica cómo hacerlo, utilizando una tabla simple que enumera a las personas que trabajan en el mismo contenido.

1. Haga clic en la pestaña Automatizaciones .
2. Haga clic en Crear automatización y luego en Agregar activador para elegir una hora de inicio (por ejemplo, cuando se crea o actualiza un registro).
3. Seleccione la tabla y el disparador: estas opciones aparecerán en el menú de propiedades. En este caso, seleccione el disparador " Cuando se crea el registro " .
4. Haga clic en Agregar lógica o acción avanzada y elija qué sucederá. En este caso, queremos exportar datos de Airtable a Google Sheets mediante automatización, por lo que nos desplazaremos hacia abajo y seleccionaremos Google Sheets > Anexar fila . De esa manera, cada vez que haya un nuevo registro, se agregará el registro como una fila en Hojas de cálculo de Google.
5. Siga las indicaciones según la acción, la aplicación que elija y la cantidad de datos que desee exportar. Para este ejemplo, debe conectar la cuenta de Google y seleccionar la hoja a la que exportar.
6. Si está exportando a Hojas de cálculo, seleccionará hoja de cálculo, hoja de trabajo y fila. (Necesitará configurar un encabezado para que esto funcione yendo a Archivo > Imprimir > Encabezados y pies de página . Complete el campo de texto en blanco en la parte superior de la hoja en pantalla, que cumplirá con los criterios arbitrarios extraños para esta automatización.
7. Utilice el botón de acción Probar para ejecutar la función de automatización con datos de muestra. Si tiene éxito, habilite la automatización.
8. Los datos de su tabla de Airtable se sincronizarán con su tabla en Hojas de cálculo de Google.