Cómo agregar una lista desplegable en Excel

Excel es útil para organizar y analizar los datos recopilados en un solo lugar. Sin embargo, a medida que la información recopilada se vuelve cada vez más compleja, la precisión de sus datos puede verse afectada. Introducir listas desplegables en su hoja de cálculo de Excel puede ayudarlo a simplificar y optimizar la entrada de datos, reducir errores y mantener la coherencia en toda su hoja de cálculo.

Este artículo le mostrará cómo crear una lista desplegable en Excel en un proceso paso a paso para facilitar la entrada de datos.

Crear una lista desplegable

Hay dos formas principales de crear una lista desplegable dentro de Excel: validación de datos y uso de tablas de Excel. Este artículo lo guiará a través de ambos métodos para que comprenda cómo crear una lista desplegable.

Usando la validación de datos

La validación de datos es una función de Excel que le permitirá establecer una restricción sobre qué datos se pueden ingresar en una celda. Las validaciones de datos se pueden utilizar para crear una lista desplegable siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en la celda donde desea agregar la lista desplegable.
   
2. Busque y seleccione la pestaña "Datos" en la cinta de Excel.
   
3. Dentro del grupo "Herramientas de datos", haga clic en "Validación de datos", donde aparecerá un cuadro de diálogo.
   
4. En este cuadro de diálogo, navegue hasta la pestaña "Configuración".
   
5. Haga clic en el menú desplegable "Permitir" y elija "Lista". Esto le indica a Excel que le gustaría hacer una lista de opciones.
   
6. Desde el campo "Fuente", puede escribir la lista de opciones directamente o resaltar las celdas que contienen sus opciones.
   
7. Una vez que haya ingresado sus opciones, presione "Aceptar" para aplicar la validación.
   

Cuando haya aplicado la Validación de datos y haya hecho clic en la celda seleccionada, aparecerá una pequeña flecha desplegable. Al hacer clic en la flecha, puede elegir una de las opciones de su lista.

Al utilizar el método de validación de datos, puede crear una lista desplegable simple en Excel. Por otro lado, si utiliza un conjunto de datos más complicado o más grande, utilizar tablas de Excel es una mejor opción.

Personalización de listas desplegables

Cuando se crea la lista desplegable, puede editarla cuando lo necesite. Por ejemplo, si su lista contiene productos para una empresa, puede introducir nuevos productos a través de la lista de fuentes o, alternativamente, puede eliminarlos eliminándolos de la lista de fuentes. Además de eso, puede editar los elementos que ya están en la lista o especificar restricciones de entrada de datos para limitar la información adicional que se puede agregar.

Agregar/eliminar elementos en una lista desplegable

Si desea agregar o eliminar opciones de su lista desplegable, siga estos pasos:

1. Abra la hoja de trabajo con su lista desplegable.
2. Haga clic en la celda con la lista desplegable.
   
3. Vaya a la pestaña "Datos".
   
4. Haga clic en "Validación de datos".
   
5. En la lista "Fuente" del cuadro Validación de datos, agregue los nuevos elementos separados por comas o elimine los elementos que desea eliminar.
   
6. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
   

La lista desplegable ahora incluirá los elementos nuevos o, si ha eliminado elementos, ya no aparecerán en la lista desplegable de su hoja de trabajo.

Editar elementos en una lista desplegable

Para editar cualquier elemento en una lista desplegable, siga estos pasos:

1. Abra la hoja de trabajo que contiene la lista desplegable.
2. Seleccione la celda con la lista desplegable.
   
3. Vaya a la pestaña "Datos".
   
4. Vaya a "Validación de datos".
   
5. En la lista "Fuente" del cuadro Validación de datos, edite los elementos según sea necesario.
   
6. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios. Los elementos editados ahora aparecerán en la lista desplegable.
   

Especificación de restricciones de entrada de datos

Para que los datos se ingresen correctamente en el formato que desea usar, puede establecer restricciones específicas sobre el tipo de información que los usuarios pueden ingresar.

Esto puede incluir el formato o la longitud de una celda; por ejemplo, si su lista contiene una variedad de productos disponibles, deben ingresar un producto válido. Si no ingresan un producto válido, recibirán un mensaje de error.

Al especificar sus restricciones de entrada de datos, puede cambiar el texto de su mensaje de error para indicar a sus usuarios que ingresen la información correcta en el formato correcto. Esto mejorará la experiencia del usuario y le brindará resultados más precisos.

A continuación se muestra una lista de cómo especificar restricciones de entrada de datos:

1. Seleccione la celda en la que desea aplicar la validación de datos.
   
2. Navegue a la pestaña "Datos".
   
3. Haga clic en "Validación de datos".
   
4. En la pestaña "Configuración" del cuadro Validación de datos, ingrese los criterios de validación que desee.
   
5. Configura tus criterios según tus necesidades. Por ejemplo, si necesita limitar la entrada a fechas entre un rango específico, seleccione "Fecha" como criterio de validación y elija las fechas de inicio y finalización que desee.
   
6. Incluya un mensaje de entrada y una alerta de error si es necesario.
   
7. Haga clic en "Aceptar" para guardar y aplicar su nueva configuración.
   

Con estas opciones, puede ajustar su lista desplegable para satisfacer las necesidades específicas de su proyecto.

Consejos útiles al utilizar sus listas desplegables

Ahora que sabe cómo crear su lista desplegable en Excel, debe aprender a usarla de manera efectiva para aprovechar al máximo sus datos. A continuación se ofrecen algunos consejos para utilizar las listas desplegables:

Mantenga las listas actualizadas

Actualice periódicamente su hoja de trabajo con la información más reciente disponible para mantener resultados precisos y la integridad de los datos.

Proteja su hoja de trabajo

Agregue una contraseña a la hoja de trabajo general para detener cambios no autorizados en sus datos desplegables. También puedes bloquear celdas individuales para que nadie pueda alterar la información incluida en tu lista.

Además, al hacer clic derecho en la pestaña que contiene su lista de validación de datos y luego presionar "ocultar", se ocultará la pestaña para que sea más difícil para otros usuarios encontrarla y manipularla.

Capacite a los usuarios de su hoja de trabajo

Ofrezca a sus usuarios un resumen de cómo se utiliza correctamente su hoja de cálculo para que puedan aprovechar toda la información disponible.

Dominar sus listas desplegables

Incluir una lista desplegable en sus hojas de cálculo no solo mejora la experiencia del usuario al ingresar datos, sino que también garantiza que la entrada de datos sea correcta y esté en un formato válido para que usted pueda analizarlo adecuadamente. Debido a lo fácil que es editar las listas desplegables, puede actualizar o eliminar opciones según corresponda mientras mantiene un alto nivel de control mediante protección de hojas y bloqueo de celdas para asegurarse de que usuarios no autorizados no puedan alterar la lista de origen.

Si sigue los pasos proporcionados en este artículo para crear sus propias listas desplegables en Excel, puede hacer que sus proyectos privados o profesionales sean más capaces de resolver sus desafíos de datos.

¿Ha utilizado alguno de los consejos incluidos en este artículo para ayudarle a crear sus listas desplegables? Si es así, ¿cómo te ayudaron? Háganos saber en la sección de comentarios.