Cómo ver quién vio su documento de Google

Google Docs es una excelente herramienta de colaboración, ya que permite que varias personas editen y trabajen en un solo documento simultáneamente sin perder de vista los cambios realizados por varios miembros del equipo. Después de todo, saber quién vio qué documento y cuándo puede resultar útil si usted o su organización utilizan Google Docs. Desde asegurarse de que todos lean un borrador, vean los términos y condiciones, su último envío, políticas y procedimientos, o algún otro documento importante, poder ver quién hizo qué y cuándo es esencial.

Nota: El Panel de actividad de Google solo está disponible para cuentas de Google Workspace o personas con acceso a un archivo de la cuenta. No es una opción para cuentas personales.

Hasta hace poco, no podías ver quién veía tus Google Docs. Podías ver quién lo editó pero no quién acaba de leerlo. Si no guardaron, editaron o dejaron un comentario, no tenías idea de si una persona en particular leyó la última versión de un documento. Además, como puedes compartir Google Docs con permisos de solo lectura, puedes compartir el documento con algunas personas con la intención de que lo revisen pero no realicen ningún cambio.

Las versiones actuales de Google Docs le permiten configurar ajustes para ver quién vio sus Google Docs. Echemos un vistazo a cómo puede hacerlo usted mismo.

El monitor de actividad de G Suite

G Suite suele ser utilizado por organizaciones en las que la colaboración es esencial. Si usa G Suite para colaborar con otras personas regularmente, puede usar el Monitor de actividad para ver el historial de visualización de cualquier archivo de Google Docs.

Siga estos pasos para hacerlo:

1. Abrir un archivo de hoja de Google
   
2. Haga clic en el icono de flecha con tendencia ascendente en la sección superior derecha o vaya al menú desplegable Herramientas .
   
3. Abra el panel de actividad .
   
4. Haga clic en Todos los espectadores para la pestaña de su organización.
   

Este proceso le permitirá realizar un seguimiento de todas las vistas del documento, incluida la fecha y hora de la última vez por cada miembro del equipo.

Si no ve la opción Monitor de actividad en su documento de Google, es probable que haya iniciado sesión en un documento personal de Google Docs en lugar de en una versión de G Suite.

Tendencias de espectadores y comentarios

Además de ver quién vio sus documentos de Google, el Monitor de actividad también le permite ver tendencias sobre cuándo las personas vieron o comentaron su documento.

Tendencia de espectadores: esto le muestra un gráfico de barras de la cantidad de espectadores únicos durante un tiempo específico, que va desde siete días hasta todos los tiempos.

Tendencia de comentarios: esto muestra gráficos de barras de la tendencia de comentarios desde siete días hasta todos los tiempos.

Desactivar Ver historial en Google Docs

Si, por cualquier motivo, desea desactivar el historial de visualización de un documento, también puede hacerlo siguiendo estos rápidos pasos:

1. Abra la hoja de Google.
   
2. Haga clic en la flecha de tendencia ascendente en la parte superior derecha de su documento o vaya a Herramientas en el menú desplegable.
   
3. Abra el  panel de actividad .
   
4. Seleccione Configuración de privacidad .
   
5. En Configuración de documento , desactive Mostrar mi historial de visualización de este documento .
   

Esta opción también está disponible en la versión personal o gratuita de Google Docs. Puedes desactivar tu historial de vistas si estás trabajando en un documento pero no quieres que tus colaboradores lo sepan hasta que estés listo para compartir tus revisiones finales.

1. Comience abriendo Google Sheets y haciendo clic en Configuración .
2. El menú Configuración le permite desactivar su historial de visualización con la configuración del Panel de actividad. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios una vez que haya cambiado esto a la posición Desactivado.

Cómo ver quién realizó cambios en su documento de Google

El control de versiones es esencial, principalmente si trabaja en una industria regulada. El control de versiones es algo que Google Docs ha hecho bien durante un tiempo. Documentos mostrará quién editó un documento, lo guardó o lo compartió. Esto funciona no sólo con G Suite sino también con Google Docs personales.

Si está interesado en el control de versiones o quiere asegurarse de que nadie haya realizado los cambios que no debería sin bloquear el archivo, puede averiguarlo siguiendo estos pasos:

1. Abra una hoja de Google que desee rastrear.
   
2. Seleccione Historial de archivos y versiones .
   
3. Seleccione Ver historial de versiones .
   
4. Debería aparecer una ventana a la derecha de la pantalla, mostrando cada guardado y edición del documento en cuestión.
   

Dentro de esa ventana, también debería tener la opción de ver la versión anterior del documento antes de realizar las ediciones.

Esto es esencial para el control de versiones, ya que tiene un seguimiento de auditoría de qué cambios se realizaron, cuándo y quién los realizó. También es útil si realizó cambios, se quedó dormido, cambió de opinión o desea revertirlos.

Cómo ver quién ha compartido su documento de Google

También puedes ver quién compartió tu documento de Google y cuándo. Además, la configuración para compartir le brinda un mejor control del acceso a los documentos.

1. Vaya a drive.google.com .
   
2. Haga clic en Mi unidad a la izquierda.
   
3. Haga clic en el pequeño botón i en la esquina superior derecha.
   
4. Ahora, haga clic en Actividad .
   
5. Haga clic en cada archivo o carpeta individualmente o revise todo usando la barra de desplazamiento. Esto le mostrará quién ha compartido su documento.
   

También puede consultar desde el documento seleccionando Compartir. Los nombres de algunas personas aparecerán en la ventana emergente. Si ha compartido el archivo con más usuarios de los enumerados, haga clic en un nombre y aparecerá la lista de todas las personas.

Pensamientos finales

Su capacidad para determinar quién vio, compartió y editó sus documentos es limitada si no puede acceder a una cuenta de G Suite; sin embargo, todavía hay formas de obtener información básica.

Si sigue los pasos proporcionados en esta guía, podrá ver rápida y fácilmente quién vio, editó o modificó su documento de Google Docs de alguna manera. ¿Tiene alguna pregunta, experiencia o consejo sobre cómo ver la actividad en sus Google Docs? Deja un comentario en la sección siguiente.