Función SUBTOTAL: Calcula el valor total de una lista filtrada en Excel

La función suma al filtrar datos es muy importante para los usuarios de Microsoft Excel . El artículo resumirá cómo filtrar y calcular totales en Excel usando Subtotal.

Si bien es útil conocer la suma de una columna de una hoja de cálculo, es posible que desee saber la suma de diferentes grupos. La función de subtotal en Excel es una forma práctica de calcular cantidades más pequeñas, separadas del total final. Es relativamente fácil de usar en hojas de cálculo, al tiempo que permite organizar sus datos.

La función subtotal en Excel es una fórmula que calcula un rango de valores en función de una operación específica. Aparece como =SUBTOTAL(función_num, ref1, [ref2],...), donde función_num se refiere a la operación que desea que realice la fórmula. ref1, [ref2],... son los valores que desea que Excel incluya en el cálculo. Uno de los usos más comunes de la función subtotal es sumar una columna, pero también puede realizar las siguientes operaciones:

• Medio
• Contar
• Contar todo
• Valor máximo
• Valor mínimo
• Multiplicación
• Desviación estándar de la población
• Desviación estándar de la muestra
• Varianza de la población
• Varianza de la muestra

El tutorial se realizó en Excel 2019, sin embargo, aún puede aplicar este cálculo en otras versiones de Excel, como Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, porque el tutorial utiliza la función Subtotal de Excel.

Calcular el valor total de una lista filtrada usando la función Subtotal en Excel

Supongamos que tenemos una tabla de datos como la siguiente, con filtros ya creados.

Luego de filtrar la lista de productos pertenecientes a la categoría libros, tenemos la siguiente hoja de cálculo:

El requisito es calcular el costo total de los libros. Si utiliza la función SUM() en la tabla de datos filtrados anterior, el resultado que obtendrá no será el precio total de los libros, sino el precio total de todos los productos.

En este caso utilizamos la función SUBTOTAL de la siguiente manera, en la celda E13 ingresamos:

=SUBTOTAL(9,H7:H11)

En el cual, 9 es el valor del argumento correspondiente a la función a utilizar, aquí queremos calcular la suma, por lo que la función a utilizar es SUM, puedes ver en la tabla a continuación, H7:H11 es el rango para calcular la suma.

El resultado arrojó que el costo total de los libros es 131.000.

Acerca de la función SUBTOTAL()

La función SUBTOTAL() mirará la lista completa de valores en la columna D y calculará solo aquellos valores que satisfagan el filtro. Puedes mirar la imagen de arriba y adivinar que es porque declaramos el argumento 9. Sin embargo, este argumento le dice a Excel que queremos calcular la SUMA de los valores referenciados. La siguiente tabla enumera los argumentos aceptados:

Después de mirar la tabla anterior, quizás se pregunte cuál es la diferencia entre 9 y 109. Cuando usamos el argumento 9, la función SUBTOTAL() sumará todos los valores ocultos. Cuando usamos el argumento 109, la función SUBTOTAL() ignorará los valores ocultos. Debemos distinguir claramente entre los valores ocultos y los valores que quedan excluidos porque no satisfacen el filtro . Para ocultar una fila, haga clic derecho en el orden de filas y seleccione Ocultar . Esto es completamente diferente de las filas que no se muestran porque no satisfacen el filtro.

La función SUBTOTAL() también se utiliza para realizar muchas otras tareas útiles. Puede consultar el tutorial sobre la función SUBTOTAL de Quantrimang.com.

Ver también:

• Cómo utilizar la función Potencia en Excel
• Cómo utilizar la función Redondear en Excel
• Cómo utilizar la función BUSCARV en Excel