9 consejos para ahorrar tiempo al formatear documentos en Microsoft Word

Para la mayoría de las personas, Microsoft Word es la herramienta preferida para crear documentos profesionales, pero darle formato puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, algunos consejos simples pueden simplificar su flujo de trabajo y ayudarlo a crear documentos pulidos y visualmente atractivos en solo unos minutos.

Tabla de contenido

• 1. Utilice atajos esenciales
• 2. Utilice plantillas de Word
• 3. Implementar un formato consistente con estilos
• 4. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
• 5. Navegue utilizando el panel de navegación
• 6. Aplicar formato a varias secciones usando Copiar formato
• 7. Personalice la función de Autocorrección
• 8. Reutilizar contenido con Quick Parts
• 9. Modificar el formato usando Revelar formato

1. Utilice atajos esenciales

Si mantiene los dedos sobre las teclas, podrá aplicar cambios de formato rápidos y concentrarse en la escritura: no tendrá que andar a tientas con el mouse ni distraerse.

Por ejemplo, para poner el texto en negrita, simplemente presione Ctrl + B. De manera similar, para poner en cursiva, utilice Ctrl + I y para subrayar, presione Ctrl + U. Estos atajos de formato básicos son solo la punta del iceberg de los trucos para ahorrar tiempo en Word.

Puede alinear rápidamente el texto a la izquierda, al centro o a la derecha usando Ctrl + L, Ctrl + E y Ctrl + R. Presione Ctrl + 2 para espaciar doble el documento y Ctrl + 1 para espaciar simple. Estos atajos facilitan el ajuste del diseño de su documento.

Para obtener una lista más completa de atajos de teclado que le ahorrarán tiempo en Word, consulte nuestro artículo sobre atajos de teclado de Windows que todo usuario de Word debe conocer .

2. Utilice plantillas de Word

Si crea muchos documentos similares, como informes, facturas o boletines informativos, el uso de plantillas de Word puede suponer un gran ahorro de tiempo. Las plantillas de Word vienen preformateadas con marcadores de posición para su contenido, por lo que no tiene que comenzar desde cero cada vez.

Word proporciona muchas plantillas integradas para tipos de documentos comunes, accesibles a través del menú Nuevo documento . Elige la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades y tendrás un documento diseñado profesionalmente y, por supuesto, lleno de tu propio contenido.

Para obtener más opciones, consulte estos sitios para descargar plantillas de Microsoft Word . Encontrará muchas plantillas gratuitas y premium diseñadas para diferentes industrias y propósitos. Utilice estas plantillas para crear hermosos documentos con el mínimo esfuerzo.

Pero si tiene requisitos de formato específicos que las plantillas existentes no cumplen, considere crear una plantilla personalizada en Microsoft Word . Al guardar tus propias plantillas con los estilos que te gustan, podrás reutilizarlas cuando lo necesites.

3. Implementar un formato consistente con estilos

Siempre debe utilizar Estilos en Word para aplicar un formato consistente en todo su documento. Primero, define estilos para encabezados, párrafos y otros elementos; De esta manera, podrá tener una apariencia uniforme sin tener que formatear manualmente cada sección.

Para aplicar un estilo, seleccione el texto y elija el estilo deseado de la galería Estilos en la pestaña Inicio . Si necesita modificar un estilo, haga clic derecho sobre él y seleccione Modificar para personalizar la fuente, el tamaño, el color y otras propiedades. Cualquier cambio actualizará automáticamente todas las instancias de ese estilo en su documento.

4. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es una función útil que le permite mantener sus comandos más utilizados a solo un clic de distancia. De forma predeterminada, esta barra incluye comandos básicos como Guardar, Deshacer y Rehacer , pero puedes personalizarla fácilmente para incluir las herramientas de formato que utilizas con frecuencia.

Para agregar un comando a la barra de herramientas, haga clic derecho sobre él en la cinta y seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido . De esta manera, puede crear una colección de elementos de formato personalizados, como estilos favoritos, Copiar formato u opciones de alineación de texto.

Le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de buscar en la cinta cada vez que desee aplicar un formato específico.

5. Navegue utilizando el panel de navegación

Desplazarse por las páginas para encontrar una sección específica puede ser muy difícil cuando se trabaja con documentos largos. El panel de navegación es otra herramienta poderosa que le ayuda a cambiar rápidamente entre secciones.

Para acceder al panel de navegación, vaya a la pestaña Ver y marque la casilla junto a Panel de navegación . Esto abrirá una barra lateral que muestra una lista de encabezados en su documento. Haga clic en cualquier encabezado para navegar directamente a esa sección.

El panel de navegación es especialmente útil cuando necesita realizar cambios de formato en partes específicas de su documento. Puede aplicar actualizaciones de formato de manera eficiente sin tener que desplazarse demasiado ni realizar búsquedas manuales.

6. Aplicar formato a varias secciones usando Copiar formato

Format Painter es una herramienta útil que le permite copiar rápidamente el formato de una parte de un documento y aplicarlo a otra. Esta función ahorra mucho tiempo cuando necesitas mantener un formato consistente en todo tu contenido.

Para utilizar la Herramienta de copiar formato, seleccione el texto cuyo formato desea copiar, haga clic en el ícono de la Herramienta de copiar formato en la pestaña Inicio (parece un pincel) y, a continuación, haga clic y arrastre sobre el texto al que desea aplicar el formato.

Consejo : si necesita aplicar el mismo formato a varias secciones, haga doble clic en el ícono Copiar formato. Esto mantendrá la herramienta activa hasta que presione Esc o haga clic en el ícono nuevamente.

7. Personalice la función de Autocorrección

De forma predeterminada, Autocorrección corrige automáticamente errores tipográficos y ortográficos comunes, pero también puedes usarlo para crear atajos personalizados para frases o formatos usados ​​con frecuencia.

Para personalizar la Autocorrección, vaya a Archivo > Opciones > Revisión > Opciones de Autocorrección . Aquí puedes agregar tus propias entradas a la lista. Por ejemplo, puede configurar "br" para que se expanda automáticamente a "Saludos cordiales" o "mh" para que se convierta en "Nombre de mi empresa" en la fuente y tamaño que prefiera.

También puedes encontrar Autocorrección de matemáticas en el mismo menú. Esta función es especialmente útil para las personas que frecuentemente incluyen ecuaciones o símbolos matemáticos en sus documentos.

De forma predeterminada, Word reconoce muchos atajos matemáticos, como escribir "\pi" para insertar el símbolo pi (π) o "\sqrt" seguido de un número para crear el símbolo de raíz cuadrada (√).

8. Reutilizar contenido con Quick Parts

Quick Parts es una excelente manera de almacenar y reutilizar contenido formateado. Este contenido incluye encabezados, pies de página, portadas o incluso secciones enteras del documento. Al guardar estos componentes como partes rápidas, puede insertarlos en cualquier documento con solo unos pocos clics.

Para crear una parte rápida, seleccione el contenido que desea guardar y vaya a Insertar > Partes rápidas > Guardar selección en la galería de partes rápidas . Nombre su bloque de construcción, elija una categoría y haga clic en Aceptar . Ahora, cada vez que necesites usar ese contenido, simplemente ve a Insertar > Elementos rápidos y selecciónalo de la biblioteca.

La portada también es un gran ejemplo de cómo Quick Parts puede ahorrarle tiempo. En lugar de crear una nueva portada desde cero para cada documento, puede crear una portada personalizada una vez, guardarla como una parte rápida e insertarla rápidamente en cualquier documento cuando sea necesario.

9. Modificar el formato usando Revelar formato

El panel Revelar formato muestra todos los detalles de formato del texto seleccionado, incluidos la fuente, el tamaño, el estilo y la configuración de párrafo.

Para acceder al panel Revelar formato, presione Shift + F1 . Este panel aparecerá en el lado derecho de su pantalla y proporcionará detalles sobre el formato aplicado al texto que seleccionó.

Además, el panel Revelar formato le permite modificar el formato directamente desde el propio panel. Puede hacer clic en el elemento de formato que desee cambiar, como la fuente o el espaciado entre párrafos, y realizar los ajustes deseados.

Hacerlo puede ahorrarle tiempo al eliminar la necesidad de navegar por múltiples menús y cuadros de diálogo para modificar el formato.

Ahora que conoce estos consejos para ahorrar tiempo, podrá crear documentos profesionales y bien formateados en poco tiempo.