Muchas personas han probado muchas herramientas de gestión de proyectos, pero todavía vuelven a Microsoft Excel para la gestión de proyectos. Si bien puede no ser perfecto para todos, es una solución simple pero efectiva que ya sabes cómo utilizar.
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Es difícil argumentar en contra de algo que es gratuito. Muchas de las herramientas de gestión de proyectos que querrás utilizar aún mantienen algunas de sus mejores características detrás de muros de pago. Con Excel, casi todo es gratis desde el principio. Solo encontrará algunas opciones de formato que requieren una suscripción a Office 365, aunque la suscripción tiene sus ventajas.
El uso de Excel online también es gratuito. Incluso obtendrás 5 GB de almacenamiento gratuito para documentos de Office. Si necesita una opción de escritorio gratuita, existen muchas alternativas gratuitas a Excel.
Usar Excel para la gestión de proyectos se vuelve fácil cuando te das cuenta de que no necesitas pasar horas o semanas aprendiendo cómo usarlo. Si sabe cómo crear fórmulas, embellecer la interfaz con formato y organizar pestañas, tendrá todo lo que necesita para administrar casi cualquier proyecto.
El tiempo que ahorras aprendiendo a usar algo nuevo lo puedes dedicar a diseñar algunas plantillas para usar en nuevos proyectos.
A muchas personas no les gusta el diseño de hojas de cálculo, pero las filas y columnas simples se confunden y no son muy efectivas para la gestión de proyectos.
Comience simplemente con una plantilla de gestión de proyectos gratuita o económica. Encontrará muchas opciones dentro del propio Excel. Estas opciones te permiten realizar un seguimiento de tareas, cronogramas, presupuestos, etc. Lo único que tienes que hacer es ingresar tus propios datos y disfrutar.
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos ofrecen opciones de personalización mínimas. Claro, puedes cambiar los colores e incluso agregar o quitar algunos campos, pero estás limitado a su diseño, que no siempre es eficiente.
Cuando usas Excel para administrar proyectos, tienes control total sobre cómo se ve y se siente todo. Ni siquiera tiene que parecer una hoja de cálculo.
Es cierto que personalizar completamente una hoja de cálculo llevará algún tiempo. Sin embargo, puedes usarlo mientras realizas ajustes. Por ejemplo, tiene una hoja de cálculo creada hace más de una década para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento que aún necesita ajustarse con el tiempo.
No siempre es necesario crear una nueva hoja de cálculo de Excel desde cero para cada proyecto. ¿Han cambiado sus requisitos? Simplemente ajuste la hoja de cálculo. ¿Agregar nuevos miembros al grupo? Amplíe la hoja con pestañas para cada nuevo miembro.
Por ejemplo, desea tener una hoja de cálculo separada para cada cliente. Quizás prefiera una hoja de cálculo diferente para cada proyecto individual o incluso una hoja de cálculo nueva cada año para realizar un mejor seguimiento de los resultados. Una vez que haya creado una hoja de cálculo, simplemente cópiela y realice algunos ajustes para comenzar con un nuevo cliente o proyecto.
Simplemente vaya a Archivo -> Crear una copia .
Si trabaja con otras personas o con un grupo pequeño, puede compartir fácilmente su hoja de cálculo con otros. Incluso si una persona no tiene Excel, puede acceder a él de forma gratuita en línea o descargarlo y usarlo con una alternativa gratuita de Excel .
Dado que los formatos de archivos de Excel son tan comunes, la mayoría de las alternativas gratuitas pueden leerlos y guardarlos. Si quieres compartirlo sin que nadie lo edite, simplemente compártelo como PDF .
La ventaja es que puedes compartir tus hojas de cálculo y saber que hay una buena posibilidad de que otras personas ya sepan cómo usar todo. Puede actualizar los detalles según sea necesario sin tener que hacer demasiadas preguntas sobre la herramienta de gestión de proyectos real.
Es algo simple, pero el formato condicional es una de mis características favoritas cuando uso Excel para la gestión de proyectos. Abre su hoja de cálculo y al instante ve una descripción general codificada por colores que muestra los plazos próximos y si está retrasado.
También puede ver si se ha recibido el pago por un proyecto, o si necesita enviar un correo electrónico recordatorio, etc. Simplemente configure el formato condicional para celdas específicas y listo. Puede resaltar celdas, agregar escalas de color e insertar fórmulas.
Vaya a Inicio -> Formato condicional . Dependiendo de cómo esté configurada su barra de herramientas, es posible que primero deba ir a Inicio -> Estilos .
Al igual que cualquier herramienta de gestión de proyectos, necesitará más que solo una lista de tareas. Necesitará un cronograma, una lista de tareas, personas responsables, notas, información de contacto, presupuestos y más. Crear un cuadro de búsqueda para encontrar rápidamente detalles en su hoja de cálculo es una buena idea para diseños más complejos.
Al utilizar Excel para la gestión de proyectos, simplemente cree una pestaña u hoja diferente para cada aspecto. Hay una pestaña para tu presupuesto, otra para contactos, otra para tareas y notas, y otra para tu cronograma.
Cada hoja de trabajo puede verse completamente diferente. Por ejemplo, realice un seguimiento del cronograma de su proyecto creando un diagrama de Gantt. Si bien es posible hacerlo desde cero, se recomienda utilizar una plantilla gratuita como ésta, que también puedes encontrar buscando en Excel.
Para equipos más grandes, Excel puede no ser siempre la mejor opción. Pero si eres un poco creativo y quieres ahorrar dinero, Excel es ideal para gestionar casi cualquier proyecto como individuo o equipo pequeño.
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